Разработка лабораторных работ по приложению NetWare «GroupWise»

Реферат
Содержание скрыть

GroupWise

. В работе представлено краткое описание инсталляции службы GroupWise, описание возможностей этого программного продукта, а также подробное описание работы с GroupWise. Кроме того, разработаны шесть лабораторных работ. Разработан контролирующий блок, содержащий контрольные вопросы, а также вопросы входного и выходного контроля к каждой лабораторной работе.

Также приведены рекомендации по работе в вычислительных центрах с точки зрения физиологии и охраны труда.

В разделе «Охрана окружающей среды» говориться о загрязнении окружающей среды электростанциями.

В экономической части дипломной работы рассчитаны затраты на разработку и проведение лабораторных работ, а также на тиражирование методического пособия.

Пояснительная записка оформлена редакторами Word 7.0, PowerPoint 7.0.

Данная разработка может быть использована в рамках преподавания дисциплин по тематике сетевых технологий: «Организация и развитие ЛВС» и «Операционные системы ЛВС»

Содержание

  • Введение
  • 1. GroupWise 5 — Система коллективного использования и обработки данных

    • 1.1 Архитектура системы GroupWise

    • 1.2 Администрирование и управление в GroupWise 5
    • 1.3 Репликация и синхронизация каталогов
    • 1.4 Система хранения сообщений
    • 1.5 Разделение и репликация информации
    • 1.6 Система передачи сообщений
    • 1.7 Система управления документами
    • 1.8 Управление рабочими процессами
  • 2. Инсталляция GroupWise 5
    • 2.1 Планирование основной системы GroupWise
      • 2.1.1 Компоненты основной системы GroupWise
      • 2.1.2 У вас должен быть по крайней мере один сервер NetWare 4.1
      • 2.1.3 Определите, какой сервер NetWare 4.1 будет использоваться для администрирования GroupWise
      • 2.1.4 В NDS должны существовать пользователи
      • 2.1.5 Определите контексты для объектов Домена и Почтовых отделений
      • 2.1.6 Определите местоположение каталогов домена и почтового отделения
      • 2.1.7 Определите местоположение каталога распространения программного обеспечения
      • 2.1.8 Определите, какие агенты GroupWise нужно установить
      • 2.1.9 Решите, какие нужно установить языки
      • 2.1.10 Определите, как пользователи будут получать доступ к почтовому отделению
      • 2.1.11 Список требований основной системы GroupWise

  • 3.

    Использование GroupWise
    • 3.1 Интерфейс GroupWise 5
    • 3.2 Работа с сообщениями в Почтовом ящике
      • 3.2.1 Отправка и получение сообщений
      • 3.2.2Прикрепление файлов
      • 3.2.3 Управление отправленными сообщениями
      • 3.2.4 Управление полученными сообщениями

    • 3.3

      Планирование общих и персональных мероприятий
      • 3.3.1 Планирование мероприятий
      • 3.3.2 Планирование повторяющихся мероприятий

    • 3.4

      Использование календаря
      • 3.4.1 Использование ежедневного календаря
      • 3.4.2Установка сигналов для сообщений календаря

    • 3.5

      Управление Почтовым ящиком
      • 3.5.1 Использование списка папок
      • 3.5.2 Использование разделяемых папок
      • 3.5.3 Выполнение Notify
      • 3.5.4 Помещение в архив сообщений из Почтового ящика
      • 3.5.5 Печать сообщений в Почтовом ящике
      • 3.5.6 Создание правил
      • 3.5.7 Предоставление другим пользователям доступа к Вашему Почтовому ящику
      • 3.5.8 Открытие и очистка Урны
      • 3.5.9 Удаление сообщений из Почтового ящика
      • 3.5.10 Сохранение сообщений в Почтовом ящике
      • 3.5.11 Владельцы ресурсов

    • 3.6

      Использование телефона с GroupWise
      • 3.6.1 Использование опции Позвонить отправителю
      • 3.6.2 Использование Места разговора

    • 3.7

      Использование GroupWise вне офиса
      • 3.7.1 Использование GroupWise Remote: Обзор
      • 3.7.2 Подготовка к использованию Remote
      • 3.7.3 Отправка и получение сообщений в Remote
      • 3.7.4 Конфигурирование соединений Remote

    • 3.8

      Создание документов и работа с ними
      • 3.8.1 Управление документами в GroupWise
      • 3.8.2 Создание документов
      • 3.8.3 Импортирование документов в Библиотеку GroupWise
      • 3.8.4 Интеграция GroupWise с приложениями
      • 3.8.5 Хранение нескольких версий документа
      • 3.8.6 Совместное использование документов
      • 3.8.7 Просмотр протокола действий над документами
      • 3.8.8 Изъятие документов
      • 3.8.9 Возвращение документов
      • 3.8.10 Удаление документов
      • 3.8.11 Копирование документов
      • 3.8.12 Сохранение документов
      • 3.8.13 Открытие документов

    • 3.9

      Настройка GroupWise
      • 3.9.1 Установка параметров GroupWise
      • 3.9.2 Назначение паролей Почтовому ящику
      • 3.9.3 Настройка панели инструментов
      • 3.9.4 Настройка установок библиотеки
      • 3.9.5 Использование командной строки

    • 3.10

      Поиск сообщений в Почтовом ящике
      • 3.10.1 Поиск сообщений
      • 3.10.2 Поиск текста в сообщениях
      • 3.10.3 Фильтрация

    • 3.11

      Отправка и получение рабочих сообщений
      • 3.11.1 Использование WorkFlow: Обзор

    • 3.12

      Использование Адресной Книги
      • 3.12.1 Использование Адресной Книги: Обзор
      • 3.12.2Поиск пользователей и ресурсов
      • 3.12.3 Использование групп для адресации сообщений
      • 3.12.4 Создание персональных адресных книг
      • 3.12.5 Перемещение адресов из одной адресной книги в другую
      • 3.12.6 Отображение различной информации в Адресной книге
      • 3.12.7 Использование Адресной книги для отправки сообщений
      • 3.12.8 Использование адресной книги Частые контакты
      • 3.12.9 Просмотр групп, организаций или ресурсов в Адресной Книге

    • 3.13

      Использование GroupWise Imaging
      • 3.13.1 Использование Imaging: Обзор
      • 3.13.2 Использование аннотаций
      • 3.13.3 Сканирование
      • 3.13.4 Открытие существующего изображения
      • 3.13.5 Отправка изображения по электронной почте

    • 3.14

      Регистрация в GroupWise
  • 4. Лабораторные работы по приложению NetWare GroupWise
    • 4.1 Лабораторная работа №1. Работа с сообщениями в Почтовом ящике
    • 4.2 Лабораторная работа №2 Планирование общих и персональных мероприятий
    • 4.3 Лабораторная работа №3 Управление Почтовым ящиком
    • 4.4 Лабораторная работа №4 Создание документов и работа с ними
    • 4.5 Лабораторная работа №5 Поиск сообщений в Почтовом ящике
    • 4.6 Лабораторная работа №6 Использование Адресной Книги
      • Вывод
  • 5. Экономическая часть
  • 6. Охрана окружающей среды
  • 7. Безопасность и экологичность работы
    • 7.1 Безопасность труда
    • 7.2 Безопасность при чрезвычайных ситуациях
  • Заключение
  • Список использованных источников
  • Приложение 1. Перечень листов графических документов

Введение

Информация — ключевое звено успешно развивающейся компании. Современное представление информации простирается от простых электронных текстовых сообщений до сложных структурированных документов, формализованных данных, аудио — и графических файлов, расположенных на магнитных накопителях персональных компьютеров, серверов, связанных между собой посредством локальных и глобальных сетей.

49 стр., 24421 слов

Безналичные расчеты с использованием банковских платёжных карточек: ...

... сфере безналичных расчетов. Экономическая и социальная значимость: внедрение предложений будет способствовать развитию безналичных расчетов с использованием банковской платежной карты. Автор работы подтверждает, что ... а также положения и методики, содержащиеся в нормативных документах, регулирующих банковскую деятельность. Аналитическая часть работы выполнена на данных ЗАО "Идея Банк". ЗАО ...

30 стр., 14668 слов

Методические аспекты проблемы использования исторических документов ...

... сформулированы некоторые исходные методические условия работы с историческими документами. В 1960-е - 1980-е гг. значительный вклад в создание методики использования источников на уроках истории внесли ... источника). Особенно активно разрабатывались вопросы, связанные с организацией подготовки письменных работ (докладов, сочинений, рефератов) на основе изучения источников. В 1920-е - 1930-е гг. ...

18 стр., 8556 слов

«организация и планировнаие производства» : «Организация технологического ...

... предусматривается автоматизация процесса обработки информации с применением современных средств вычислительной техники и периферийных устройств. Производится расчёт технико-экономических показателей и технико-экономическое обоснование проектного варианта. К таким показателям относятся: трудоёмкость работ ...

Информация может содержаться в базах данных, электронных таблицах, электронных документах, рассредоточенных по всей организации. Доступ к ней должен быть обеспечен независимо от места её нахождения и времени суток.

Системой, с помощью которой решаются задачи доступа к информации семь дней в неделю и часа в сутки, может стать новая разработка компании Novell GroupWise 5.

GroupWise 5 — пятое поколение программ, созданных для передачи сообщений и коллективной работы, содержит результаты почти десятилетнего опыта разработки. Novell, приобретя корпорацию WordPerfect в 1994году, одновременно приобрела права на WordPerfect Office, WordPerfect InForms, SoftSolutions и MHS, которые легли в основу системы передачи сообщений и коллективной работы как на NetWare, так и на других платформах.

WordPerfect была первой технологией, обеспечивавшей электронную почту и службу планирования на кросс-платформной основе, полный контроль состояния обеспечения, интегрированную электронную почту и календарное планирование. Название WordPerfect Office после приобретения было изменено на Novell GroupWise. InForms был одним из первых пакетов электронных форм, полностью обеспечивающим взаимодействие с различными базами данных. SoftSolutions создал основу решения управления документами, а также инициировал принятие открытых API (Application Programming Interface).

MHS (Message Service) — открытый транспортный протокол электронной почты фирмы Novell.

Компания Novell определила стратегию развития и архитектуру программы коллективной обработки следующего поколения.[1]

GroupWise 5.x. — развитый набор инструментальных средств для коллективной работы, максимальной гибкости в их реализации и применении. Обеспечивает значительное повышение производительности, скорости и масштабируемости продукта, а также работу в Internet. Расширяет возможности электронной почты достаточно мощным набором средств групповой работы и автоматизации рабочего процесса. Объемы продаж GroupWise в течение последних четырех лет увеличивались примерно на 75% в год. Сегодня данный продукт используют более шести миллионов человек. Поэтому по заданию преподавателя я разработала методическое пособие, включающее шесть лабораторных работ по приложению NetWare GroupWise..

Данное разработанное методическое пособие позволит студентам овладеть знаниями и практическими навыками использования системы GroupWise 5.5.

Однако прежде чем приступить к изучению системы GroupWise студент должен обладать следующими базовыми знаниями:

Работа с оконным интерфейсом Windows;

Работа с текстовыми редакторами (Notepad, WordPad, Word);

Начальные сведения об операционных системах DOS, Windows, NetWare 4.х;

Представление о NDS (NetWare Directory Services).

Навыки сетевого администрирования.

Имея опору на перечисленные выше знания, студент легко освоит методическое пособие, и без труда выполнит все лабораторные работы.

1. GroupWise 5 — система коллективного использования и обработки данных

Интегрированный программный продукт GroupWise 5 базируется на архитектуре средств коллективной обработки, имеющих почти десятилетнюю историю, и направлен на развитие и повышение эффективности доступа и управления информацией, основы которого заложены в таких продуктах, как InForms, SoftSolutions и др. При разработке GroupWise 5 компания Novell сосредоточила усилия на шести основных стратегических направлениях:

14 стр., 6767 слов

Самостоятельная работа «Экономические системы»

... распространёнными и содержащими корректную информацию о соответствующих аспектах понятия. Самостоятельная работа по обществознанию «Экономические системы» Вариант № 2 1. Установите соответствие между признаками и типами экономических систем: к каждой позиции, данной ... преобладание коллективных форм собственности 8. В стра­не N — ко­манд­ный тип эко­но­ми­че­ской системы. Какие факты из приведённого ...

создание функционально полного решения для Internet/Intranet;

разработка универсального доступа ко всем типам информации;

расширение электронной почты средствами групповой работы и автоматизации рабочего процесса;

расширение способов доступа к информации;

поддержка открытых интерфейсов прикладного программирования (API) и создание инструментов разработки;

разработка средств автоматизации рабочего процесса.

Решения для Internet/Intranet. GroupWise WebAccess, вошедший составным элементом в пакет GroupWise 5, даёт возможность пользователям обращаться к любому внутреннему приложению GroupWise из любого стандартного HTML-навигатора, включая полный доступ к групповому планированию, управлению задачами, совместному разделению папок, управлению документами, электронной почте, речевым сообщениям, адресным книгам и т.д. Поддержка открытых стандартов типа обеспечит гарантированное соединение с поставщиками, партнёрами, заказчиками и остальным миром. Открытые интерфейсы и GroupWise SDK, а также плотная интеграция с Java позволят формировать мощные приложения на основе GroupWise и расширять его возможности.

Универсальный доступ ко всем типам информации. Универсальный доступ к информации в системе обеспечивает универсальный почтовый ящик (Universal Mailbox).

Однако новыми функциями в системе стали организация всей информации в наборах папок и «связывание» (conversation threading) данных. Например, можно разместить все сообщения (электронную почту, факсимильные, речь и др.) и документы, относящиеся к одному проекту, в одной и той же папке, что даст возможность совместно использовать эту папку всем участникам проекта. Совместное использование папки означает появление всего её содержимого в почтовых ящиках допущенных пользователей. Общие папки создают основу сотрудничества участников проекта при проведении изменений, добавлений и модернизации данных, а функция «связывания» позволяет просматривать сообщения со всеми рассуждениями, репликами участников конференций.

Рисунок 1.1 Доступ к разным типам информации

Расширение электронной почты средствами групповой работы и автоматизации рабочего процесса. GroupWise расширяет возможности электронной почты достаточно мощным набором средств групповой работы и автоматизации рабочего процесса:

групповое планирование;

персональный календарь;

управление заданиями;

разделяемые папки/конференции;

управление звонками;

управление речевыми сообщениями;

управление документами;

работа с изображениями;

автоматизация рабочего процесса.

Две наиболее мощные и значащие функции, включенные в GroupWise управление документами и автоматизация процесса работы — полностью интегрированы в GroupWise. Управление документами позволяет отслеживать версии документа, проверять ввод/вывод и обеспечить повышенную защиту. Средство автоматизации рабочего процесса предоставляет графические инструменты для автоматизации и контроля процесса работы.

10 стр., 4510 слов

Данные, информация и знания. Экономическая информация

... процесса обработки данных достигли высокой степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте понятием "экономическая информационная система" (ЭИС). Детальное изучение ЭИС опирается на понятия "информация" и "система", ...

Расширение способов доступа к информации. Информация имеет небольшое значение, если отсутствует возможность доступа к ней в то время, когда она нужна. GroupWise предоставляет пользователю доступ к его почтовому ящику с помощью широкого спектра устройств.

Портативный компьютер. GroupWise автоматически синхронизирует универсальный почтовый ящик портативного компьютера и настольного ПК. Например, когда вы находитесь в пути и отвечаете на сообщение или удаляете его либо вводите персональные назначения и задачи на календаре, используя свой портативный компьютер, все изменения автоматически появляются на настольном ПК по вашему возвращении в офис. Одно из важных преимуществ управления документами в GroupWise — способность дистанционного обращения к документам. Так, можно вызвать документ из библиотеки документов, которая создаёт его копию на портативном жёстком диске, после завершения работы вернуть его обратно (через модем или сетевое соединение).

Если вы работаете над документом с кем-либо совместно, GroupWise осуществляет управление версиями и защитой, обеспечивая возможность одновременной работы.

Интеллектуальное соединение док-станции (Smart Docking).

Если портативный компьютер используется в док-станции, то GroupWise автоматически обнаруживает соединение ЭВМ с сетью и начинает работу в соединённом или разъединённом режиме во время работы формируется очередь на жёстком диске портативного компьютера, и при соединении вся выполненная работа автоматически загружается и синхронизируется с главным универсальным почтовым ящиком.

«Всемирная паутина» (World Wide Web).

Как уже отмечалось, при использовании GroupWise WebAccess возможно обращение к любому внутреннему приложению GroupWise из любого стандартного HTML-навигатора.

Телефон. GroupWise PhoneAccess позволит передавать сообщения и запланированные мероприятия, хранящиеся в универсальном почтовом ящике, и прослушивать полученные данные.

Пейджер. GroupWise предоставляет возможность передачи на любой алфавитно-цифровой пейджер информации, поступившей в почтовый ящик, что даёт практически постоянный доступ к системе.

Поддержка открытых API и создание инструментов разработки Поддержка открытых промышленных API (таких, как MAPI или ODMA) обеспечивает развитие и совместимость вертикальных и горизонтальных приложений и служб GroupWise 5. Кроме того, любое приложение, разработанное на основе этих промышленных интерфейсов, будет способно взаимодействовать с GroupWise 5. Полный набор API в GroupWise 5 издан для тех, кому потребуется доступ к функциям, не определённым промышленными API. Программа разработчика GroupWare, которая является частью Novell DeveloperNet, обеспечивает доступ к комплекту разработчиков программного обеспечения (SDK), включающему документацию на каждый из прикладных программных интерфейсов, а также примеры с исходными текстами, демонстрирующими применение GroupWise 5.

Средства автоматизации рабочего процесса. Рабочий процесс это систематические или рутинные процедуры, выполняемые людьми во время работы. Эти процессы обычно включают множество людей из различных отделов и даже из различных компаний, и задачи, требующие выполнения. Используя графический интерфейс, GroupWise WorkFlow позволяет представить рабочий процесс как последовательность шагов, соединённых стрелками. Адресная книга GroupWise помогает выбрать людей для пошагового выполнения создания процесса, включая детализованные команды для каждого участника. Когда процесс создан, приходит сообщения о состоянии, которые позволяют графически отслеживать ход процесса, участие пользователей в отдельных этапах и степень решения задач. [1]

1.1 Архитектура системы GroupWise

Рисунок 1.2 Система GroupWise

GroupWise 5 интегрированная система передачи сообщений, входящая в группу продуктов компании Novell и объединяющая средства электронной почты, ведения календаря, планирования и управления заданиями с данными, размещёнными в почтовом отделении, базирующаяся на гибкой архитектуре баз данных и средств их совместного использования. Каждый пользователь имеет базу данных почтовых сообщений, содержащую персональные данные и указатели на разделяемые ресурсы. Удалённый клиент может подсоединиться к базе данных, как через ЛВС, так и через другие коммуникационные средства асинхронные каналы, Х.25, беспроводные линии связи.

Почтовое отделение системы GroupWise 5 содержит полнотекстовые индексы, персональные адресные книги и библиотечные базы данных. Агент почтового отделения отвечает за поддержку полнотекстовых индексов и поддерживает соединение «клиент/сервер».

В конфигурации «клиент/сервер» клиенту GroupWise 5 не требуется отражения (map) сетевого диска или соединения (login) с сервером. В отличие от других систем передачи сообщений на основе технологии «клиент/сервер» GroupWise 5 продолжает поддерживать файл-серверную конфигурацию почтового отделения. Это даёт возможность пользователям постепенно переходить к архитектуре «клиент/сервер» по мере готовности инфраструктуры (для функционирования GroupWise 5 необходим хотя бы один сервер NetWare 4.1).

Преимуществом архитектуры «клиент/сервер» являются повышение безопасности, улучшение масштабируемости и уменьшение нагрузки на сеть. Преимущество файл-серверной архитектуры состоит в возможности разделения процесса обработки между всеми подсоединёнными клиентами. [1]

Архитектура GroupWise предоставляет возможность обработки любой информации в электронном виде вне зависимости от её формата и методов передачи, выполняя при этом защитные функции, организуя взаимодействие между пользователями. GroupWise построена на базе постовой системы.

В архитектуре системы GroupWise 5 более строго обозначено разделение на три системы:

администрирования и управления;

хранения сообщений;

передачи сообщений.

Основу их составляют соответственно агенты администрирования, хранения и передачи сообщений.

Контрольные вопросы

Что такое GroupWise?

Возможности GroupWise?

На какие три системы осуществлено разделение в архитектуре GroupWise и что составляет их основу?

1.2 Администрирование и управление в GroupWise 5

Процесс администрирования в GroupWise 5 осуществляется чрезвычайно просто. В качестве основного каталога он входит в NetWare Directory Services (NDS), что позволяет администраторам GroupWise пользоваться информацией, заранее определённой в системе, тем самым, избавляясь от повторного ввода данных. Пользовательский интерфейс администратора интегрирован с системой NetWare Administration, поэтому все функции управления GroupWise и NetWare могут выполняться с одного рабочего места.

Упрощённо система GroupWise 5 выглядит как набор пунктов данных и программ-агентов. Верное понимание процессов хранения данных и взаимодействия программ-агентов чрезвычайно важно для постижения науки администрирования.

Агенты

Как и любая функциональная система, GroupWise обладает набором процессов, управляющих системными данными и обеспечивающих возможность корректного доступа к ним и их хранения. Такие процессы называются агентами. Существует три типа агентов, каждый из которых поддерживается определёнными операционными платформами: агенты почтового отделения (POA), агенты передачи сообщения (МТА) и агенты администрирования (ADA).

Модель объектов администрирования

Администрирование в GroupWise сводится к управлению системными объектами. Назовём классы этих объектов и охарактеризуем их:

Домен (Domain).

Объект, содержащий почтовые отделения, обычные и коммуникационные агенты, информацию о способах связи с другими доменами системы. (Домен «старший» объект иерархии GroupWise, основным атрибутом которого является путь к файлу данных администратора.)

Почтовое отделение (Post Office).

Представляет собой хранилище пользовательских данных и средств доступа к ним. В качестве атрибутов содержит пути к файлам почтовых баз данных и подкаталогам, а также к файлам пользователей с правами доступа к данным в этом отделении.

Пользователь (User).

Объект, предоставляющий доступ конкретному человеку к системе GroupWise. Каждый пользователь имеет свой каталог и адрес GroupWise.

Ресурс (Resource).

Объект, который может быть использован для планирования, например конференц-зал, проекторы и др.

Список рассылки (Distribution List).

Список пользователей и/или ресурсы, которым необходимо доставить сообщения.

Библиотека (Library).

Место хранения документов, ассоциированных со списком доступа и набором атрибутов.

Агент (Agent).

Процесс, в ходе которого осуществляются установленные действия над определёнными данными. Например, РОА доставляет сообщения в базу данных пользователя.

Коммуникационный агент (Connectivity Agent).

Агент, обеспечивающий обращение сообщений GroupWise в формат представления другой системы или протокола[4].

Контрольные вопросы

Каким способом осуществляется администрирование в GroupWise?

Что такое агенты и какие агенты существуют в GroupWise?

Назовите классы системных объектов и охарактеризуйте их.

1.3 Репликация и синхронизация каталогов

Каталог GroupWise синхронизируется с параметрами NDS. GroupWise выполняет копирование данных из адресных книг NDS в общую адресную книгу (Global Address Book) и пополняет информацию о пользователях. Общая адресная книга это индексированная база данных из NDS для высокоскоростного поиска.

Репликация каталога GroupWise происходит во всех доменах и «почтовых отделениях» системы. Благодаря выполняемому при этом «тиражированию» информации существование домена допускается и на платформах, где услуги NDS недоступны (серверы NetWare 3.х и другие операционные платформы).

Однако администрирование и защита реализуется соответствующими функциями NDS, поэтому необходимо наличие NetWare 4.х. При построении такой модели, NDS играет роль «главного каталога», а необходимые в GroupWise данные реплицируются и копируются из NDS в каталог GroupWise.

Рисунок 1.3 Репликация каталога

Информация управления распространяется из базы данных домена в другие домены и почтовые базы данных системы. Такой подход позволяет системе GroupWise работать как с NDS-системами, так и с системами, отличными от NDS-архитектуры.

Синхронизация информации между NDS и базой данных домена может выполняться двумя способами: с применением и без применения утилиты GroupWise Admin Snapin.

Первый способ целесообразно использовать, если изменение информации осуществляется через интерфейс NWAdmin при выполнении GroupWise Admin Snapin. В этом случае GroupWise Admin Snapin будет одновременно вносить изменения в NDS и в базу данных домена.

Второй способ синхронизации, с применением агента администрации (ADA), подразумевает проверку наличия изменений в NDS, не отражённых в каталоге GroupWise. Находя такие изменения, система модифицирует каталог GroupWise в соответствии с изменёнными данными в NDS. Этот способ отслеживает изменения в NDS, выполненные средствами администрирования NetWare без использования GroupWise Admin Snapin, а также любыми другими приложениями, непосредственно модифицирующими записи в NDS[4].

Контрольные вопросы , Что представляет собой общая адресная книга? , Назовите способы синхронизации информации между NDS и базой данных домена и охарактеризуйте их. , 1.4 Система хранения сообщений

Система хранения сообщений (Message Store System) безопасный и надёжный способ хранения информации в совокупности с возможностями гибкого доступа к данным в виде календаря, электронного сообщения, документа, индексов и папок. Рассмотрим более подробно функции хранения, управления и совместного использования информации.

Почтовое отделение

Физически почтовое отделение является каталогом на сервере.

В каталогах почтовых отделений содержатся базы данных пользователей, сообщения и новое в GroupWise 5 персональные адресные книги, обычные и полнотекстовые индексы документов, библиотеки документов и файлы языковой поддержки.

Агент почтового отделения

РОА осуществляет слежение за пользовательской информацией и её обслуживание. По мере получения или отправления её из почтового отделения РОА сохраняет, индексирует, отмечает дату, модифицирует полнотекстовый индекс, сжимает и шифрует её. Сообщения и файлы в сообщениях также подвергаются полнотекстовому индексированию. РОА создаёт почтовые уведомления, выполняет обновление баз данных, установку ссылок, локальное разделение информации. Репликацию общедоступных папок и отдельных папок и отдельные, определённые пользователем правила в автоматическом режиме. Многопоточность работы в РОА максимизирует производительность и обеспечивает высокоскоростную реакцию системы даже при существенной загрузке.

Поиск информации

Единый пункт доступа к различным объектам (электронной и речевой почте, документам, ссылкам и т.п.), хранимым и упорядочиваемым в «почтовом отделении», позволяет заниматься эффективным поиском информации с помощью «фильтров» и «папок запросов». Подготовить и выполнить поиск или фильтрацию типов данных достаточно просто, если использовать булевы операторы. Вы можете по своему усмотрению сохранять запросы и результаты поисков в «папке запросов», осуществлять запросы и помещать модификации в эту папку по мере необходимости, а также конфигурировать её таким образом, чтобы каждый раз при её открытии выполнялись определённые запросы. Вся поступающая информация «фильтруется».

Контрольные вопросы , Что такое система хранения сообщений? , Что такое Почтовое отделение и каково его назначение? , Назовите функции агента почтового отделения? , 1.5 Разделение и репликация информации

Эффективное разделение информации происходит путём «тиражирования» её агентами почтовых отделений. Один пользователь может обеспечить доступ к папке другим пользователям, а также дать права чтения/записи. При помощи РОА обновляются списки лиц, имеющих доступ к содержимому папки и использующих модифицируемую в папке информацию. Если пользователи различных «почтовых отделений» осуществляют совместный доступ к папке, РОА проверяет записи баз данных и документов, отвечающих критериям совместного использования, после чего при необходимости выполняется их «тиражирование». Пользователи по своему усмотрению могут размещать общедоступную папку в собственной иерархии папок вне зависимости от структуры построения папок её владельца.

Надёжность

РОА осуществляет контроль за целостностью баз данных при каждой транзакции чтение/запись, используя при этом функции подсчёта контрольных сумм и проверку соответствия индексов.

Все необходимые коррекции происходят автоматически в режиме on-line. Управляя размером занимаемого дискового пространства, администратор может установить «квоты» на его использование для каждого РОА либо определить «пороговые предупреждения».

Защита

Защита данных поддерживается и при работе с почтовым отделением, и во время передачи информации по сети. Почтовое отделение может быть заблокировано от прямого файлового доступа клиента клиент-серверной опцией TCP/IP. Все сессии, базы данных, документы и индексы шифруются при помощи алгоритмов с 64-битовыми ключами, построенными по технологии DES.

Контрольные вопросы , Какова роль агентов почтового отделения в разделении и репликации информации? , 1.6 Система передачи сообщений


Система передачи сообщений состоит из агентов передачи сообщений, направляющих их через РОА,

ADA и коммуникационных агентов. GroupWise 5 позволяет МТА взаимодействовать через механизм «клиент/сервер» TCP/IP-протоколов почтового отделения. В GroupWise 5 MTA может быть установлен в каждом почтовом отделении. Такая конфигурация даёт возможность применять для связи почтового отделения с МТА-доменом более эффективное соединение «клиент/сервер». Это особенно важно при построении ГВС-системы GroupWise 5. В GroupWise 4.1 фирма Novell не рекомендовала размещать ГВС-домен и остальную систему, соединённые через медленные ненадёжные линии связи. GroupWise 5 позволяет распределять индивидуальные почтовые отделения через линии связи ГВС. Независимо от того, загружен МТА в домене или на распределённых почтовых отделениях, все сообщения, направляемые этому домену или почтовому отделению другого домена, будут контролироваться МТА-доменом.

Хранение и передача

Сообщения, транспортируемые по схеме МТА-МТА, передаются с помощью оригинальной технологии, гарантирующей высокую степень надёжности. Для отправки и приёма сообщений в МТА используется система временных сетевых каталогов. МТА получают подтверждение из транспортного модуля (TCP/IP или File Copy) и регистрируют передачу ещё до уничтожения сообщения в системе временного хранения. Протоколы, получаемые МТА, обслуживаются ещё до передачи данного сообщения следующему адресату.

Транспортные модули

При осуществлении функции маршрутизации сообщений МТА применяют «съёмные» транспортные модули File Copy и TCP/IP. Транспортный модуль File Copy использует литерные идентификаторы сетевых дисков или UNC-пути при доступе к каталогам, доступным всем МТА. Он не зависит от сетевого протокола, применяемого для доступа к разделяемым каталогам, например IPX и NETBUI. Транспортный модуль TCP/IP использует внутренние функции TCP/IP и собственный протокол.[2]

GroupWise 5 межплатформенное приложение «клиент/сервер», предлагающее полные функции управления документами, в том числе новый универсальный почтовый ящик, который даёт пользователям доступ к поступающим и отправляемым сообщениям, документам, общим папкам, персональным календарям, информации группового планирования, заданиям, речевой почте, факсам и другим типам сообщений. Пользователи могут в любое время обращаться к своему универсальному почтовому ящику с рабочей станции, кнопочного телефона с тональным набором, через удалённое модемное соединение, беспроводные коммуникации либо через Internet с помощью навигатора.

Контрольные вопросы , Из каких компонентов состоит система передачи сообщений? , Какие возможности предоставляет GroupWise 5 для МТА (агента передачи сообщений)? , 1.7 Система управления документами

В современном мире всё большую проблему представляет объём информации и её феноменальные темпы роста. Множество организаций пытаются найти эффективные решения этой проблемы, но теряют деньги вследствие возрастающих издержек на выполнение различных операций, скудного обслуживания клиентов, задержек поставки продуктов и так далее.

За последние годы организации обратили внимание на приложения, способствующие повышению персональной производительности труда, такие как электронные таблицы и текстовые процессоры для управления всё возрастающим объёмом информации. Но те же организации обнаружили, что не имеют аналогичных инструментальных средств для уровней групп и предприятий. Средства коллективной работы и цифровое представление документов создают основу для улучшения управления информацией на различных уровнях.

Ситуацию, с которой сталкиваются современные организации, можно определить как «перегрузку информацией». Технологический взрыв привёл к лавинообразному росту информации и поставил пользователей перед горами неструктурированных исходных данных.

Поэтому система управления документами играет ключевую роль в средствах коллективной работы, обеспечивая управление и доступ к этому интеллектуальному фонду организации.

Последние исследования Gartner Group показали, что в 1994 году почти 60% опрошенных уже имели 25% информации в цифровой форме и в 1996-м столкнулись с двух-, трёхкратным её увеличением.

Технология управления документами GroupWise 5 обеспечивает основу управления цифровой информацией предприятия, повышая его конкурентоспособность и эффективность функционирования.

Таблица 1.1

Основные особенности системы управления документами

Основные характеристики

Возможности

Персональный рабочий список

Пользователи могут быстро устанавливать ссылки на часто используемые документы с помощью функции Work Progress. Ограничений на количество документов, которые могут быть помещены в папку Work Progress, не существует

Удалённый режим

GroupWise 5 включает полную поддержку управления документами для удалённых пользователей (текущий контроль, безопасность, верификация и синхронизация с основной библиотекой)

Интерактивная парадигма папок для хранения и доступа к документам GroupWise 5

Использование системы папок, отражающей папки Windows 95, сокращает время обучения пользователей и увеличивает функциональность

Интегрированные процессы сервера

Каждое почтовое отделение имеет функциональный сервер (РОА), даже если все пользователи соединены непосредственно с этим почтовым отделением. С помощью серверов, поддерживающих все процессы GroupWise 5, можно увеличить скорость и эффективность обмена данными

Улучшенная защита документов на сервере

Функции защиты на файловом уровне интегрированы с сервером GroupWise 5 и не требует отдельного сервера. Полное шифрование всех документов с использованием компрессии/декомпрессии данных повышает защиту и способствует лучшему использованию диска

Сортировка на уровне версий

Поддерживается для лучшего разделения версий, позволяет отслеживать и анализировать отдельные версии

Безопасность на уровне версий

Индивидуальная безопасность может быть применена к различным версиям документа, ассоциированного с одним профилем (свойства документа)

Эксклюзивная безопасность документа

Вместо списка допущенных к документу пользователей, если это удобно, могут создать список лиц не имеющих доступа

Вложенные группы безопасности

Возможность временных вложенных групп безопасности позволяет переопределять доступ к документам

Статус состояния документа

Маркер официального состояния может быть помещён в документ для индикации окончательной редакции

Одновременное редактирование нескольких версий

Функции деления на версии, ассоциированные с профилем, позволяют нескольким пользователям одновременно редактировать множество версий документов

Регистрация новой версии или документа

Пользователи могут регистрировать документ как новую версию вместо того, чтобы создавать новый документ с новым списком свойств

Поддержка временных форм документов

Временные формы могут создавать и поддерживать как пользователи, так и системные администраторы

Увеличение скорости поиска при уменьшении длины индекса

Обеспечивает пользователей быстрым поиском, если длина индекса составляет 1% от размера документа

Полнотекстовый поиск с полной поддержкой булевых операторов

Позволяет производить поиск по критериям, задаваемым пользователем

Интегрированный профиль и полнотекстовый поиск

Возможность проводить поиск как по содержанию документа, так и по некоторым признакам, увеличивающим вероятность нахождения необходимой информации (сообщений электронной почты, речевых сообщений, факсов, заданий, отвечающих заданному критерию)

Автоматическая полнотекстовая индексация

Вся информация, помещаемая в почтовый ящик пользователя, автоматически индексируется

Автоматическое распознавание приложения, с помощью которого создан документ

GroupWise 5 автоматически распознаёт приложение, с помощью которого был создан документ, и запускает его для редактирования документа

Контрольные вопросы , Перечислите основные особенности системы управления документами. , Подумайте, зачем необходимы все перечисленные Вами особенности системы управления документами? , 1.8 Управление рабочими процессами

Управление рабочим процессом (WorkFlow) играет стратегическую роль в разработке системы коллективной работы компании Novell. Промышленные аналитики, реселлеры и конечные пользователи признали WorkFlow как средство, которое может улучшить эффективность многих обычных структурированных и неструктурированных деловых процессов.

Программное обеспечение WorkFlow активно управляет деловыми процессами и объединяет информацию из многих приложений и ресурсов. Достоинства использования WorkFlow состоят в улучшении производительности, а также взаимосвязи деловых процессов с планированием, распределением ресурсов и более качественным управлением. Компания Novell, развивая стратегию управления рабочими процессами, превращает технологию использования информации из централизованной в распределённую, обеспечивая возможность сбора, упорядочения и применения значимой информации немедленно и в необходимом месте. Следовательно, организации могут быстро организовать и выполнять стратегические и тактические бизнес- планы.

Инструментальные средства, такие как управление проектами, календари, электронная почта, уже получили распространение в организациях. Введение технологии групповой работы ещё в большей степени способствует распространению информации на предприятии. Тем не менее, эти продукты не позволяют координировать и отслеживать многоэтапные деловые процессы и их персональное распределение. Пользователи могут работать в сети совместно, но не на уровне рабочих процессов, поэтому одним из важнейших инструментов, способствующих повышению производительности труда и предназначенных для коллективной работы в среде GroupWise, является ПО организации рабочих процессов WorkFlow.

В создании ПО организации рабочих процессов компания Novell объединила усилия с компанией FileNet.

Архитектурные модели WorkFlow

WorkFlow существует на рынке в виде двух архитектурных моделей, посредством которых возможно описание систем организации рабочих процессов, основанных на передаче сообщений (электронная почта) и на архитектуре баз данных. Первые модели традиционно ориентировались на обеспечение групповой работы или построение специальных программных средств обработки неструктурированных, довольно простых процессов. Модель базы данных используется для автоматизации рабочих процессов уровня предприятия, обслуживающих большой объём критических по отношению ко времени транзакций.

Объединенная архитектура Novell

Преимущества каждой архитектурной модели в значительной степени зависят от характера применения деловых процессов. Организации, использующие архитектуру электронной почты, лучше работают с неструктурированными бизнес-процессами, требующими маршрутизации данных на основе каких-либо специальных приложений.

Архитектура базы данных обеспечивает планирование и управление сложными структурированными процессами. Большинство пользователей, в пределах своих организаций, однако, работают как со структурированными, так и с неструктурированными деловыми процессами. Поэтому для оптимального использования преимуществ обеих моделей необходимо разработать объединённую архитектуру. Такая гибридная архитектура предлагается компаниями Novell и FileNet в системе GroupWise 5.

GroupWise WorkFlow это программное обеспечение, автоматизирующее широкий спектр деловых процессов от совместно используемой проектной информации до высокоструктурированных процессов утверждения расходов капитального строительства. Кроме того, оно обеспечивает пользователей простыми графическими инструментами для определения и создания представлений бизнес-процессов и контроля их состояния. [3].

Контрольные вопросы , 1. Что такое GroupWise WorkFlow? , 2. Достоинства использования WorkFlow в деловых процессах?

2 Инсталляция GroupWise 5

2.1 Планирование основной системы GroupWise

Каждая система GroupWise, независимо от того, обслуживает она пять или 50,000 пользователей, начинается с основной системы GroupWise.

2.1.1 Компоненты основной системы GroupWise

Основная система GroupWise включает один домен, одно почтовое отделение и одного или нескольких пользователей. Каждый пользователь GroupWise в почтовом отделении имеет почтовый ящик; пользователи запускают клиент GroupWise для доступа к своим почтовым ящикам и для отправки и получения почты от других пользователей. Агенты GroupWise доставляют сообщения между почтовыми ящиками пользователей в почтовом отделении и маршрутизируют сообщения между почтовыми отделениями в системе с несколькими почтовыми отделениями.

Рисунок 2.1 Компоненты основной системы GroupWise

На рисунке 2.1 видна необходимость почтового отделения, клиента и агентов. Однако, необходимость доменов не столь очевидна. В основном, домен имеет две цели:

в системе из нескольких почтовых отделений он упорядочивает почтовые отделения в логическую группу в целях адресации и маршрутизации. Каждый пользователь в домене имеет адрес, состоящий из имени домена, имени почтового отделения этого пользователя и имени пользователя GroupWise;

он служит основным узлом администрирования системы GroupWise. Если Вы добавляете информацию GroupWise (например, другие домены, почтовые отделения и пользователей) при помощи Администратора NetWare, она хранится в Службе Каталогов Novell (NDS) и в базе данных домена GroupWise. Из базы данных домена она передается в базы данных всех почтовых отделений.

В основной системе GroupWise может показаться, что домен вызывает лишние накладные расходы. Однако, архитектура домен/почтовое отделение позволяет масштабировать систему GroupWise, чтобы она отвечала потребностям пользователей как сейчас, так и в будущем. Она также позволяет Вам конфигурировать GroupWise так, чтобы он был наиболее удобен для использования в структуре Вашей компании и сети.

2.1.2 У вас должен быть, по крайней мере, один сервер NetWare 4.1

В фирме Novell считают, что все должны использовать IntraNetWare или NetWare 4.1. Однако, если Вы работаете с другой сетевой операционной системой или с несколькими сетевыми операционными системами (например, NetWare 3.x и Windows NT), Вы все равно можете установить GroupWise и воспользоваться всеми преимуществами своего сетевого окружения и конфигурации.

Поскольку администрирование GroupWise выполняется из Администратора NetWare и NDS, в Вашей сети должен быть установлен, по крайней мере, один сервер NetWare 4.1. Пакет GroupWise включает IntraNetWare/NetWare 4.11 с лицензией на двух пользователей, так что при необходимости Вы сможете установить сервер NetWare 4.11. Подробнее об установке сервера NetWare 4.11 см. компакт-диск с документацией, поставляемый с NetWare 4.11.

2.1.3 Определите, какой сервер NetWare 4.1 будет использоваться для администрирования GroupWise

Администрирование GroupWise выполняется из Администратора NetWare для Windows (NWADMN95.EXE) или Администратора NetWare для Windows (NWADMNNT.EXE).

Если Вы установили GroupWise, модули DLL Администратора GroupWise копируются в каталог SYS:\PUBLIC\WIN95 или SYS:\PUBLIC\WINNT выбранного сервера NetWare 4.1. Модули DLL Администратора GroupWise расширяют работу Администратора NetWare, позволяя Вам администрировать GroupWise. При необходимости также устанавливается Администратор NetWare или Администратор NetWare NT.

Необходимо определить, какой сервер NetWare 4.1 будет использоваться для выполнения Администратора NetWare для администрирования GroupWise. Это не обязательно должен быть сервер, на который устанавливается домен или почтовое отделение [5].

2.1.4 В NDS должны существовать пользователи

Убедитесь, что все пользователи, которые будут пользоваться GroupWise, существуют в NDS. Учетные записи GroupWise могут даваться только тем пользователям сети, которые определены в NDS как пользователи или внешние объекты GroupWise.

Пользователи сети, определенные как пользователи в NDS, могут регистрироваться в NDS для получения доступа к серверам и службам NetWare 4.1. Для каждого пользователя NDS необходима лицензия NetWare 4.1 (NDS).

Пользователи сети, определенные как внешние объекты GroupWise, не могут регистрироваться в NDS. Они добавляются в NDS как внешние объекты с единственной целью назначения им учетной записи GroupWise. Для внешних объектов GroupWise лицензии NetWare 4.1 не нужны, однако лицензии GroupWise необходимы.

Добавлять в NDS пользователей в качестве внешних объектов GroupWise можно только после установки GroupWise.

2.1.5 Определите контексты для объектов Домена и Почтовых отделений

С помощью модулей DLL Администратора NetWare и Администратора GroupWise Вы создаете все объекты GroupWise и информацию в Службе Каталогов Novell (NDS), управляете ими и храните их. Вы должны решить, будут ли объекты домена и почтового отделения располагаться в дереве NDS. Объекты Агента Передачи Сообщений (АПС — MTA) и Агента Администрирования (АА — ADA) автоматически помещаются в один контекст с доменом. Объект Агента Почтового Отделения (АПО — POA) помещается в один контекст с почтовым отделением.

В следующих примерах показано, как домен, почтовое отделение и агенты могут отображаться в окне просмотра Администратора NetWare.

Рисунок 2.2

Домен и почтовое отделение можно поместить в любой контекст в дереве NDS. В примере (рис. 2.2) объекты домена и почтового отделения располагаются в одной организации (Корпорация).

Если все пользователи, которых Вы добавите в почтовое отделение, располагаются в той же организационной единице, домен может располагаться в организации (Корпорация), а почтовое отделение — в той же организационной единице (Бухгалтерия, R&D, Отдел продаж или Производство), что и пользователи, как показано на рис. 2.3

Рисунок 2.3

Если у Вас несколько организационных единиц, можно создать почтовое отделение в каждой из них (рис. 2.3).

Если Вы хотите хранить все объекты GroupWise вместе, а не зеркалировать организацию NDS, можно создать новую организационную единицу, например, GroupWise, и поместить все объекты GroupWise в эту организационную единицу

Поскольку домен и почтовое отделение имеют структуры каталогов на сетевых серверах, Вы можете поместить объекты домена и почтового отделения в один контекст с серверами, на которых будут располагаться каталоги. Местоположение структур каталогов домена и почтового отделения обсуждается далее в этой главе.

Домен и почтовое отделение (а также другие почтовые отделения, созданные в этом домене) должны находиться в одном дереве NDS. Вы не можете разделить домен на разные деревья NDS. Если у Вас несколько деревьев, необходимо создать отдельные домены для каждого дерева. Все домены могут принадлежать одной системе GroupWise.

Создавая объект домена или почтового отделения, Вы даете им уникальные имена. Имя используется в целях адресации и маршрутизации в пределах GroupWise и отображается в Адресной Книге GroupWise, а также в NDS.

Аккуратно выбирайте имена доменов и почтовых отделений. После создания их нельзя будет переименовать [5].

2.1.6 Определите местоположение каталогов домена и почтового отделения

Логически объекты домена и почтового отделения GroupWise располагаются в NDS, и их администрирование выполняется при помощи Администратора NetWare. Физически для домена и почтового отделения необходимы структуры каталогов для хранения баз данных, хранилищ сообщений и других связанных с ними файлов.

Структуры каталогов домена и почтового отделения могут располагаться на одном сервере или на различных серверах, как показано на рис. 2.5

Домены и почтовые отделения на серверах, отличных от NetWare 4.1. Домены и почтовые отделения можно создать на серверах, управляемых не NetWare 4.1, например, на серверах NetWare 3.12, Windows и UNIX. Возможно много различных конфигураций.

Рисунок 2.5 Расположение домена и почтового отделения

Требования к дисковому пространству

Для каталога домена требуется менее 1 Мб свободного дискового пространства. Это требование может возрастать по мере роста системы GroupWise.

Каталог почтового отделения содержит все сообщения, поэтому отведите ему как минимум 2 Мб на пользователя. Рекомендуется Мб на пользователя.

Имена каталогов

Укажите пустые каталоги для домена и почтового отделения. Каталоги могут отражать имена домена и почтового отделения (например, для домена TechIndustries и RESEARCH для почтового отделения Исследования).

2.1.7 Определите местоположение каталога распространения программного обеспечения

При установке Вы указываете каталог распространения программного обеспечения. Этот каталог содержит файлы администрирования и агента, которые используются для настройки системы GroupWise (например, для добавления дополнительных почтовых отделений и для настройки агентов GroupWise), и файлы клиента, которые устанавливают доступ пользователей к клиенту GroupWise.

В качестве каталога распространения программного обеспечения Вы можете указать каталог на томе файлового сервера или смонтировать CD-ROM GroupWise в качестве тома сервера, чтобы он служил каталогом распространения. Выбирая метод, учитывайте доступ к сети и требования к дисковому пространству.

Пользователи должны иметь возможность отобразить этот каталог на устройство, чтобы запускать программу установки клиента GroupWise (для Windows и Windows 3.1).

При установке клиента пользователи могут выбрать установку на локальный диск и работу оттуда или выполнение из каталога распространения. Если Вы хотите, чтобы пользователи могли выполнять программу клиента из каталога распространения, им нужно постоянное отображение этого каталога на устройство. Если пользователи не будут выполнять программу клиента из каталога распространения, можно не монтировать CD-ROM GroupWise в качестве каталога распространения. Очевидно, работа с дисководом CD-ROM будет медленнее, чем работа с сетевым каталогом.

Вы должны иметь доступ к этому каталогу при установке агентов GroupWise, при обновлении программного обеспечения GroupWise или при работе Администратора NetWare для создания таких объектов GroupWise, как домены и почтовые отделения.

Требования к дисковому пространству соблюдаются, только если Вы создаете каталог распространения на файловом сервере.

Каталог распространения может находиться на одном сервере с каталогами домена или почтовых отделений или на отдельном сервере, как показано на рис.2.6

Рисунок 2.6 Расположение каталога распространения

Дисковое пространство, необходимое для каталога распространения, зависит от программного обеспечения, устанавливаемого в каталог. Можно установить файлы администрирования, агенты NLM, агенты NT, агенты UNIX, клиент Windows (32-разрядный) и клиент Windows 3.1 (16-разрядный).

Максимальное дисковое пространство, необходимое для установки всего программного обеспечения — примерно 275 Мб.

Файлы администрирования включают модули DLL Администратора GroupWise и файлы Справки, а также программу (SETUPGW.EXE), которую можно использовать для настройки дополнительных рабочих станций для работы с Администратором GroupWise. Административные файлы занимают около Мб.

Файлы агентов NLM, и UNIX включают все файлы, необходимые для установки и настройки агентов. Агент NLM занимает около 7 Мб, а агент — около 5 Мб. Файлы агента UNIX копируются как файлы tar, которым необходимо приблизительно Мб.

Файлы клиентов для Windows 95, Windows 3.1, Macintosh и UNIX включают все файлы, необходимые для пользователей, устанавливающих клиент GroupWise на свои рабочие станции. Клиент для Windows занимает около Мб, клиент для Windows 3.1 — около Мб, клиент для Macintosh — около Мб, а клиент для UNIX — около Мб.

В каталог распространения можно также скопировать Monitor GroupWise, GroupWise WebAccess и Агент Интернет GroupWise. Таким образом, эти продукты можно будет устанавливать из каталога распространения, а не с CD-ROM GroupWise.

Monitor GroupWise работает с ManageWise, позволяя Вам контролировать работу агентов GroupWise, и требует около 9 Мб.

GroupWise WebAccess работает с сервером HTTP, давая пользователям, доступ к их почтовым ящикам GroupWise при помощи браузера Web, и требует около Мб.

Агент Интернет GroupWise позволяет пользователям отправлять и получать электронную почту по Интернет, и требует около Мб.

2.1.8 Определите, какие агенты GroupWise нужно установить

Для маршрутизации сообщений в пределах системы GroupWise используются три агента: Агент Передачи Сообщений (АПС), Агент Почтового Отделения (АПО) и Агент Администрирования (АА).

Агенты имеются в виде NetWare NLM, исполняемых файлов Windows или UNIX.

АПС и АА

АПС и АА работают на уровне домена, что означает, что Вам необходимо запустить по одному экземпляру каждого агента в каждом домене. Для системы GroupWise, состоящей из одного домена, нужно запустить один экземпляр АПС и один экземпляр АА.

При планировании местоположения АПС и АА следует учесть сетевой доступ, требования к дисковому пространству и памяти.

Сетевой доступ

АПС и АА необходим прямой сетевой доступ к сети (отображение устройств) к каталогам домена и почтового отделения. Машина, на которой выполняются АПС и АА, должна предоставлять такой доступ к этим каталогам.

Некоторые операционные системы не поддерживают прямой доступ к жестким дискам машин, на которых работает другая операционная система. Например, в настоящее время сервер NetWare не может получить прямой доступ к жесткому диску сервера Windows NT.

Дисковое пространство и память

Для работы АПС и АА для NLM сервер NetWare должен иметь 6 Мб свободного дискового пространства и 6.5 Мб свободной памяти. Здесь предполагается, что АПС и АА работают на одном сервере. Если они выполняются на разных серверах, каждый сервер должен отвечать этим требованиям.

Для работы АПС и АА для сервер или рабочая станция Windows должны иметь 4.5 Мб свободного дискового пространства и 6 Мб свободной памяти. Здесь предполагается, что АПС и АА работают на одном сервере или рабочей станции. Если они выполняются на разных машинах, каждая машина должна отвечать этим требованиям.

Для работы АПС и АА для UNIX сервер UNIX должен иметь Мб свободного дискового пространства для АПС, 8 Мб для АА, как минимум 2.5 Мб реальной памяти для одного агента и как минимум 4 Мб пространства подкачки для одного агента.

ВАЖНО: Приведенные выше требования к памяти применимы для основной системы GroupWise (один домен и одно почтовое отделение).

Требования АПС и АА возрастают по мере добавления в систему новых доменов и почтовых отделений.

АПО

АПО работает на уровне почтового отделения, что означает, что на каждое почтовое отделение необходим один экземпляр АПО. В системе GroupWise, состоящей из одного почтового отделения, нужен только один экземпляр АПО.

При планировании каталога для АПО следует учесть сетевой доступ, требования к дисковому пространству и памяти.

Сетевой доступ

АПО необходим прямой сетевой доступ к каталогу почтового отделения. Машина, на которой выполняется АПО, должна предоставлять такой доступ. Если возможно, для этого подойдет сервер, на котором располагается каталог почтового отделения.

Некоторые операционные системы не поддерживают прямой доступ к жестким дискам машин, на которых работает другая операционная система. Например, в настоящее время сервер NetWare не может получить прямой доступ к жесткому диску сервера Windows NT.

Дисковое пространство и память

Для работы АПО для NLM сервер NetWare должен иметь 6 Мб свободного дискового пространства и 5 Мб свободной памяти. Если ПО выполняется на одном сервере с АПС или АА, необходимо только 1.5 Мб дополнительной памяти (благодаря общему коду ядра, используемому агентами NLM).

Для работы АПО для сервер или рабочая станция Windows должны иметь 4.5 Мб свободного дискового пространства и 5 Мб свободной памяти. Если АПО выполняется на одном сервере с АПС или АА, необходимо только 1.5 Мб дополнительно (благодаря общему коду ядра, используемому агентами NT).

Для работы АПО для UNIX сервер UNIX должен иметь 8 Мб свободного дискового пространства, как минимум 2.5 Мб реальной памяти и как минимум 4 Мб пространства подкачки.

2.1.9 Решите, какие нужно установить языки

На компакт-диске GroupWise имеется несколько языков. Решите, какие языки Вы хотите установить. Ваш выбор повлияет на следующие программы:

Администратор GroupWise

Агенты GroupWise

Клиенты GroupWise

Например, если Вы устанавливаете американский английский и русский, Вы сможете запускать Администратор GroupWise и агентов на любом языке. По умолчанию Администратор GroupWise использует тот же язык, что и Администратор NetWare. Пользователи смогут использовать на выбор английского или русского клиента.

Кроме выбора устанавливаемых языков клиента, Вы выбираете язык по умолчанию для домена. Язык домена определяет отображение времени, дат и чисел в клиенте GroupWise и влияет на порядок сортировки элементов Адресной Книги GroupWise. Почтовое отделение использует тот же язык, что и домен, если Вы не укажете другой.

Например, если Вы установили русский в качестве языка для домена и почтового отделения, все время, даты и числа будут форматироваться в соответствии со стандартами русского языка, а элементы в Адресной Книге будут сортироваться в соответствии с правилами сортировки, принятыми в русском языке. Так будет, даже если некоторые пользователи в почтовом отделении будут работать с клиентами GroupWise на немецком или японском языках. Интерфейс и файлы Справки их клиента будут на немецком или японском, но форматы времени, даты и чисел, а также порядок сортировки будут соответствовать стандартам русского языка.

2.1.10 Определите, как пользователи будут получать доступ к почтовому отделению

Клиент GroupWise может получать доступ к почтовому ящику при помощи прямого соединения или соединения в режиме клиент/сервер. Одно почтовое отделение может поддерживать оба эти способа доступа одновременно. При создании почтового отделения по умолчанию используются оба способа.

Прямой доступ

В качестве способов прямого доступа GroupWise поддерживает как отображение устройств. При работе в режиме прямого доступа клиент GroupWise выполняет запись прямо в почтовые ящики пользователей. Для работы в режиме прямого доступа у пользователя должны быть права на каталог почтового отделения.

Вы можете дать пользователям полные права на каталоги почтового отделения и его подкаталоги или ограничить права пользователей для повышения безопасности.

Доступ клиент/сервер

Для доступа клиент/сервер GroupWise поддерживает TCP/IP. При работе в режиме клиент/сервер клиент GroupWise не имеет прямого доступа к почтовым ящикам пользователей. Он использует TCP/IP для запроса обслуживания Агентом Почтового Отделения (АПО).

АПО затем получает доступ к почтовым ящикам пользователей и передает информацию клиенту.

В режиме клиент/сервер пользователям нет необходимости регистрироваться на сервере, на котором располагается их почтовое отделение. Это снимает проблемы с ограничениями на регистрацию, изменением паролей и недостаточными сетевыми правами. Режим клиент/сервер также позволяет клиенту GroupWise поддерживать одновременно несколько соединений с почтовым отделением.

Чтобы использовать режим клиент/сервер, сервер, на котором выполняется АПО, и рабочая станция пользователя должны поддерживать TCP/IP.

Примечание: Клиент GroupWise для UNIX поддерживает только доступ в режиме клиент/сервер. Прямой доступ не поддерживается.

2.1.11 Список требований основной системы GroupWise , В таблице 2.1 перечислены требования для системы из одного домена и одного почтового отделения.

Таблица 2.1

Основные требования системы GroupWise

Элемент

Требование

NetWare 4.1

— GroupWise администрируется при помощи Администратора NetWare и NDS. У Вас должен быть хотя бы один сервер NetWare 4.1.

— NWADMN95.EXE или NWADMNNT.EXE

Администратор NetWare и Администратор GroupWise

-Рабочая станция Windows с NetWare Client для Windows или рабочая станция Windows 4.0 с NetWare Client для Windows

— процессор 80486

— Мб ОЗУ

Дисковое пространство для домена

— 1 Мб

Дисковое пространство для почтового отделения

— 2 Мб на пользователя (минимум)

— Мб на пользователя (рекомендуется)

Пространство для каталога распространения программного обеспечения

— Максимум 275 Мб в сетевом каталоге. Если Вы не будете устанавливать некоторых клиентов или агентов GroupWise, оно будет меньше.

— Если Вы монтируете компакт-диск GroupWise в качестве тома, дисковое пространство не требуется.

Агенты NLM

— Сервер NetWare 3.12 или 4.x

— АПС и АА: 6 Мб свободного дискового пространства, 6.5 Мб ОЗУ

— АПО: 6 Мб свободного дискового пространства, 5 Мб ОЗУ(1.5 Мб при работе на одном сервере с АПС или АА)

Агенты

  • Сервер или рабочая станция Windows 3.51
  • АПС и АА: 4.5 Мб свободного дискового пространства, 6 Мб ОЗУ

АПО: 4.5 Мб свободного дискового пространства, 5 Мб ОЗУ(1.5 Мб при работе на одном сервере с АПС или АА)

Агенты UNIX

  • — 9000 700/800 HPUX 10.20 или
  • — IBM RS/6000 Power/PowerPC 601/604 или
  • — IBM RS/6000 AIX 4.1x или
  • — Sun SPARC Solaris 2.5 с рекомендуемым пакетом исправлений
  • — Motiff 2.4 (Common Desktop Environment 1.0.1)
  • — АПС и АА: Мб свободного дискового пространства (16 Мб для АПС, 8 Мб для АПО), 5 Мб реальной памяти (минимум) и 8 Мб пространства подкачки (минимум)

— POA: 8 Мб свободного дискового пространства, 2.5 Мб реальной памяти (минимум) и 4 Мб пространства подкачки (минимум)

Клиент GroupWise для Windows

  • — Рабочая станция Windows или Windows 4.0
  • — Процессор 80486 (минимум)
  • — Мб свободного дискового пространства для работы с локального диска
  • — 5 Мб свободного дискового пространства для работы с сетевого диска

— 8 Мб ОЗУ

Клиент GroupWise для Windows 3.1

  • — Рабочая станция Windows 3.1 или Windows
  • — Процессор 80386/33 (минимум)
  • — Мб свободного дискового пространства для работы с локального диска
  • — 1 Мб свободного дискового пространства для работы с сетевого диска

— 8 Мб ОЗУ

Клиент GroupWise для Macintosh

  • — Macintosh IIci (68030 или выше) или Power Macintosh
  • — System 7.1 или выше
  • — Мб свободного дискового пространства

— Мб ОЗУ

Клиент GroupWise для UNIX

  • — 9000 700/800 HPUX 10.20
  • — IBM RS/6000 Power/PowerPC 601/604
  • — IBM RS/6000 AIX 4.1.x
  • — Sun SPARC Solaris 2.5 с рекомендуемым пакетом исправлений
  • — 30-40 Мб свободного пространства на жестком диске (в зависимости от платформы)

— 5 Мб памяти для первого пользователя; .5 Мб для каждого дополнительного пользователя

Теперь решив для себя все вопросы предстоящей инсталляции, запустите процедуру инсталляции (файл install.exe) и следуйте всем указаниям мастера установки [5].

Контрольные вопросы

Что входит в Основную систему GroupWise?

Перечислите требования к Основной системе GroupWise.

Какое назначение имеет домен в Основной системе GroupWise?

Можно ли установить GroupWise, если пользуетесь операционной системой Windows NT?

программный groupwise инсталляция лабораторный

3. GroupWise

3.1 Интерфейс GroupWise 5


Прежде чем говорить о действиях с документами, посмотрим, что получает пользов

атель, установив GroupWise. На рис.3.1. приведен интерфейс GroupWise. Он имеет типичные для всех Windows-приложений меню и панели инструментов. Окно разделено на три части. В левой части располагается иерархически организованная система папок, где хранятся используемые в данный момент документы. Некоторые папки являются стандартными, они создаются автоматически при установке системы. Так, папка «MailBox»(«Почтовый ящик») предназначена для хранения поступающей почты, в папке «Send Items» («Отправленное») сохраняются копии отправленных документов, в папку «Task List» («Задачи») помещаются задания. Папка «Trash» («Урна») является аналогом корзины, в нее поступают удаленные сообщения (их можно восстановить до тех пор, пока Корзина не очищена).

Папка «Work Progress» («В Работе») служит для хранения незавершённых документов и сообщений, а папка «Calendar» («Календарь») содержит ежедневник, используемый для планирования личного времени.

Рисунок 3.1 Интерфейс GroupWise

Наконец, папка «Cabinet» («Картотека») представляет собой своего рода стеллаж для размещения других папок. Именно здесь удобно создавать папки, нужные тому или иному пользователю. Например, можно создать различные папки по разрабатываемым проектам или папки по адресатам переписки и т.п. В GroupWise имеется возможность задать правила, в соответствии с которыми сообщения будут автоматически распределяться по нужным папкам. Для выполнения такого распределения не требуется даже включения компьютера пользователя, эти операции выполняются серверными компонентами GroupWise.

Одна из особенностей GroupWise возможность коллективного использования папок определённой группой лиц. Такие папки имеют одинаковое содержание независимо от того, какое место занимают их владельцы в иерархии. При внесении нового документа или сообщения одним из членов группы в такую папку GroupWise отражает соответствующие изменения в папках всех членов группы. Для создания этой папки необходимо либо завести новую папку, либо выбрать уже существующую и сообщить GroupWise о желании использовать её совместно с другими членами коллектива. После этого нужно выбрать членов группы, и им будет разослано предложение о коллективном использовании папки. Если сотрудник, получивший такое предложение, соглашается войти в группу, он может указать для папки место в собственной иерархии папок.

В правой части экрана располагается окно, где показывается содержимое текущей папки (на рис.3.1. папки «Work Progress» («В Работе»)).

Информация о содержимом папок представлена единообразно и поэтому вполне обозрима. В папке могут находиться разные информационные объекты: почтовые сообщения, задания руководителя, факсы, звуковые сообщения, документы самых разных форматов. Отличить один тип информационного объекта от другого помогает небольшая пиктограмма в крайней левой колонке. Остальные колонки содержат атрибуты тех объектов, имена которых перечислены в заголовке. Например, для сообщения это может быть имя отправителя, краткое содержание, дата отправления, а для документа имя автора, краткое содержание, дата создания и т.п. пользователь может управлять составом атрибутов и порядком их появления на экране. Чтобы убрать тот или иной столбец, достаточно перетащить его в любое место только не на заголовок. Если необходимо добавить новый столбец, то достаточно щёлкнуть правой кнопкой мыши в нужном месте заголовка и выбрать из списка необходимый атрибут. Там же можно указать и порядок сортировки списка информационных объектов.

Третье окно в нижней части экрана может не присутствовать: оно включается и выключается кнопкой «Быстрый Просмотр» на панели инструментов (вторая кнопка справа).

В ней отображается содержимое выбранного в предыдущем окне информационного объекта. Используемый для этого компонент распознаёт свыше 150 форматов файлов.

Крайняя левая кнопка панели инструментов отвечает за ещё один важный компонент интерфейса адресную книгу или за адресные книги, т.к. у одного пользователя их может быть несколько. Автоматически создаются три адресные книги: общая адресная книга GroupWise, персональная адресная книга данного пользователя и адресная книга для часто встречающихся адресатов. Пользователь может создавать любое количество адресных книг, чтобы было удобно работать с адресной информацией. Тесная связь с системой управления каталогами NDS позволяет накапливать, хранить и использовать информацию о персонале предприятия и партнёрах по переписке: вести кадровую базу данных, готовить списки рассылки по электронной почте, обычной почте и по факсу. Выбор адресата отображается в правой части окна (рис.3.2).

Процедуры обработки документов существенно разнятся в зависимости от расположения получателя и отправителя. Общепринято деление документов на внутренние, исходящие и входящие [7].

Рисунок 3.2 Адресная книга

Контрольные вопросы , Перечислите папки, которые располагаются в Основном окне GroupWise, и объясните назначение каждой их них. , Расскажите о возможности создания разделяемых папок в GroupWise. , Опишите функцию GroupWise — «Быстрый просмотр». , Для чего необходима общая адресная книга? , Назовите основное отличие общей адресной книги от персональной адресной книги? , Для чего необходимы персональные адресные книги? , 3.2 Работа с сообщениями в Почтовом ящике , 3.2.1 Отправка и получение сообщений

Каждый день Вы различными способами взаимодействуете с людьми. GroupWise доставляет Ваши сообщения, используя различные типы сообщений. Все типы описаны ниже.

Письмо. Письмо используется для переписки.

Телефонное сообщение. Телефонное сообщение помогает Вам проинформировать кого-либо о телефонном звонке или посетителе. В него можно включить такую информацию, как абонент, его номер телефона, компанию, срочность и т.д.

Мероприятие. Мероприятие позволяет Вам пригласить людей и зарезервировать ресурсы для встреч или событий. Вы можете назначить дату, время и место встречи. Для назначения личных событий, например, визита к врачу, напоминания о телефонном звонке в определенное время и т.д. можно использовать персональные мероприятия. См. Планирование мероприятий в разделе Планирование общих и персональных мероприятий.

Задание. Задание позволяет Вам поместить сообщение о том, что нужно сделать, в свой Список заданий или Список заданий другого пользователя. Вы можете назначить срок выполнения задания и включить приоритет (например, А1).

Невыполненные задания переносятся на следующий день.

Записка. Записка — это напоминание, которое Вы помещаете на определенную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Записки можно использовать для напоминания о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Отправка писем

Письмо подобно внутренней записке; оно имеет первичного получателя, тему, дату и может иметь копии и скрытые копии для других пользователей. К нему можно также прикреплять файлы, звуки, клипы.

СС (Копия)

Отправляет копии сообщения пользователям, которым будет полезна эта информация, но которые не являются ответственными за эту информацию или инструкции. Все получатели увидят, что была отправлена копия.

ВС (Скрытая копия)

Отправляет копию Вашего сообщения получателю так, что все остальные получатели не знают об этом. Только отправитель и получатель скрытой копии знают о том, что скрытая копия была отправлена.

Нажмите на панели инструментов.

В поле Кому введите имя пользователя, нажмите Enter. Повторите для всех остальных пользователей.

Чтобы выбрать имена пользователей из списка, нажмите Адрес, дважды щелкните каждое имя, нажмите ОК.

Введите тему.

Введите сообщение.

Нажмите отправить.

Отправка телефонных сообщений

Телефонное сообщение — это записка, которую Вы можете отправить, чтобы известить других пользователей GroupWise о звонках, поступивших, пока их не было в офисе или были заняты. Телефонные сообщения хранятся в Почтовом ящике получателя.

Телефонное сообщение — это просто бланк, подобно бланку задания или письма. Вы не можете отвечать на звонки при помощи телефонных сообщений. Для управления телефоном с рабочего стола GroupWise используйте Место разговора. См. Использование Места разговора в разделе Использование телефона с GroupWise.

Полученное телефонное сообщение можно преобразовать в бланк задания, записки или другого персонального сообщения. Таким образом, Вы можете оставить запись разговора на дате, когда он происходил (Записка) или создать задание для выполнения позже (Задание).

См. Изменение типов сообщений в разделе Управление полученными сообщениями.

Выберите Файл СоздатьТелефонное сообщение.

В поле Кому введите имя пользователя.

По мере ввода система дополнения имени производит поиск этого имени в системной адресной книге. Если совпадение найдено, оно помещается в поле Кому.

Введите имя, компанию и номер телефона абонента.

Установите флажки для этого сообщения.

В поле Сообщение введите текст сообщения.

Нажмите Отправить.

Отправка заданий

Задание — это сообщение, которое должно быть выполнено в указанный день и время; Вы можете назначить его себе, другому пользователю GroupWise или группе пользователей.

Например, если вы назначили кого-либо для написания отчета к следующей неделе, можно дать этому пользователю задание. Пользователь сможет принять или отклонить задание, но пока оно не отклонено или не выполнено, это задание каждый день отображается в Списке заданий этого пользователя.

Принятое задание отображается в Календаре на дате начала. Если прошел срок выполнения задания, это задание в Календаре отображается красным. Если Вы помечаете задание как Выполненное, оно больше не переносится на следующий день Календаря.

Закончив задание, Вы можете пометить его как выполненное. Если Вы назначили это задание, то GroupWise может отправить Вам уведомление, если задание помечается как выполненное (для этого у Вас должна быть установлена программа уведомления Notify).

Статус Выполнено, включая дату и время, когда задание было помечено как выполненное, помещается в окно Свойства.

Назначение задания другому пользователю

Если Вы назначаете другому пользователю, копия этого задания появляется в Вашем Почтовом ящике. Заданию можно назначить приоритет. Имеется два уровня приоритета: алфавитный и цифровой. Например, задания могут иметь приоритеты А, А1, А2, В, В1, 1, 2 и т.д.

Кроме этого Вы можете назначить приоритет отправки (высокий, стандартный или низкий) в закладке Задание в Параметрах отправки. Приоритет отправки определяет, как задание будет отображаться в Почтовом ящике получателя. Например, если Вы назначаете заданию высокий приоритет отправки, пиктограмма этого задания в почтовом ящике получателя будет красной.

Нажмите на панели инструментов.

Введите имя получателя задания.

Укажите дату, когда задание должно начаться.

Укажите дату, когда задание должно быть выполнено.

Введите тему.

Укажите приоритет задания.

Введите описание задания.

Нажмите Отправить.

Назначение задания самому себе

Нажмите стрелку справа от на панели инструментов выберите Персональное задание.

Введите тему.

Укажите приоритет задания.

Укажите дату начала.

Укажите дату окончания.

Введите текст сообщения.

Нажмите ОК.

Подсказки

Даты начала и окончания можно также указать при помощи кнопки Установить дату, которая находиться справа от полей Дата начала и Дата окончания.

Персональные задания помещаются в ваш календарь. Они не помещаются в Ваш Почтовый ящик другого пользователя.

Пометка задания как Выполненного

Закончив задание, следует пометить его как Выполненное. Задания помеченные как Выполненные, не переносятся в Календаре на следующий день. Выполненные задания обозначаются в Календаре флажком. Просроченные задания отображаются красным.

Если вы помечаете задание как Выполненное, а потом вспоминаете, что не выполнили часть задания, можно снять отметку. Задания, с которых снята отметка, отображаются в текущем дне Календаря.

Если Вы помечаете задание как Выполненное, GroupWise отправляет инициатору задания уведомление об этом, если отправитель указал в Параметрах отправки на необходимость уведомления. Статус Выполнено, включая дату и время, когда задание было помечено как Выполненное, помещается в окно Свойства отправителя задания.

Проверка статуса выполнения задания

Нажмите на панели инструментов.

Выберите задание, статус которого Вы хотите проверить.

Выберите Файл Свойства.

Снятие с задания пометки Выполнено

Выберите ОкноКалендарь.

Снимите флажок рядом с заданием.

Отправка записок

Записка — это напоминание, которое Вы устанавливаете на указанную дату в своем Календаре или Календаре другого пользователя. Можно использовать записки для напоминания себе и другим о сроках, праздниках, выходных и т.д.

Персональные записки полезны в качестве напоминаний о днях рождения, отпуске, днях выдачи зарплаты и т.д.

Написание персональной записки

Выберите ФайлСоздатьЗаписку.

Чтобы переключиться на персональный бланк, выберите ПравкаИзменить на Еще нажмите ОК.

В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться у вас в Календаре.

Введите тему (необязательно) и текст записки.

Нажмите ОК.

Подсказки

Чтобы получить доступ к этой информации позднее, откройте Календарь и выберите дату, к которой относится эта информация. Дважды щелкните нужную записку в Списке.

Можно сделать бланк Персональной записки бланком записок по умолчанию вместо бланка общей записки. См. Установка параметров GroupWise в разделе Настройка GroupWise .

Отправка записки другим пользователям

Выберите Файл Создать Записку.

Заполните поля адреса. Если Вы не знаете имени пользователя, нажмите Адрес.

В поле Дата начала укажите дату, когда эта записка должна появиться в Календаре получателя.

Введите тему (необязательно) и текст записки.

Нажмите Отправить.

Проверка орфографии отправляемых сообщений

Используйте проверку орфографии для проверки текста на наличие ошибок, повторяющихся слов и некоторых ошибок использования верхнего регистра. Можно проверять орфографию выбранных слов или всего сообщения. При проверке вы можете выбирать следующие возможности:

Заменить

Заменить ошибочное слово словом, предложенным Проверкой орфографии. Чтобы заменить ошибочное слово, дважды щелкните его или щелкните его Заменить. Чтобы внести собственные изменения, измените слово в поле Заменить на нажмите Заменить.

Пропустить

Пропускает слово один раз. В следующий раз, встретив это слово, Проверка орфографии остановится.

Пропустить все

Пропускает все вхождения этого слова во всем документе. Это слово будет игнорироваться до следующей проверки орфографии.

Добавить

Добавляет слово в текущий словарь пользователя, в котором хранятся дополнительные слова, так что Проверка орфографии сможет распознать это слово в будущем.

Щелкните поле Тема или Сообщение или Выделите текст, в котором нужно проверить орфографию.

Выберите Сервис Орфография.

Нажмите Да по окончании проверки.

3.2.2 Прикрепление файлов

Вы можете прикреплять файлы и ссылки на документы к письмам, мероприятиям, запискам, заданиям и телефонным сообщениям. Для отправки одного или нескольких файлов или ссылок на документы другим пользователям можно использовать Прикрепить. Например, можно отправить отчет о расходах другому пользователю. Можно прикрепить файл, находящийся у Вас на жестком диске, дискете или сетевом устройстве. Получатели могут открывать прикрепленный файл, сохранять его, просматривать или распечатывать. Если Вы измените прикрепленный файл после отправки, получатели не увидят изменений.

Если файл, который вы хотите прикрепить, является документом, хранящимся в Библиотеке GroupWise, можно прикрепить ссылку на документ. Получатели могут использовать ссылку, чтобы открыть документ, просмотреть, изменить или распечатать его в зависимости от своих прав. Подробнее о правах совместного использования см. Совместное использование документов в разделе Создание документов и работа с ними.

Если Вы пытаетесь открыть или просмотреть прикрепление, защищенное паролем, следует ввести пароль. Если Вы не знаете пароля, следует ввести пароль. Если Вы не знаете пароля, Вы не сможете открыть или просмотреть этот файл.

Прикрепление файла к сообщению , Выберите Файл Создать Сообщение. , Заполните поля Кому, Тема и Сообщение. , Нажмите значок с изображением скрепки, чтобы открыть диалоговое окно Прикрепления. , Нажмите Выбрать файл.

Выберите файл, который хотите отправить Открыть Закрыть. Чтобы прикрепить несколько файлов, выбирайте их, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Нажмите Отправить. , Подсказки

Получатели увидят небольшой значок с изображением скрепки рядом с сообщением в Почтовом ящике, означающий, что сообщение имеет прикрепления.

Перемещение или удаление файла на диске или сетевом устройстве не повлияет на файл, отправленный как прикрепление. , Прикрепление к сообщению ссылки на документ , Выберите Файл Создать Сообщение. , Заполните поля Кому, Тема и Сообщение. , Нажмите значок с изображением скрепки Ссылка на документ. , Укажите библиотеку, в которой находиться этот документ. , В текстовое поле Документ введите номер документа. , Укажите, на какую версию документа (текущую, официальную или с определенным номером) должна указывать ссылка нажмите ОК. , Нажмите Отправить. , Удаление прикрепленного файла из сообщения , Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении, которое вы хотите удалить выберите Удалить. , Подсказки

Если в бланке нет пиктограммы, представляющей прикрепление, нажмите значок с изображением скрепки выберите прикрепление, которое Вы хотите удалитьУдалить Закрыть.

Если Вы удаляете прикрепленный файл, он не удаляется с диска или сетевого устройства; он просто удаляется из списка прикреплений.

Прикрепленный файл можно удалить, если Вы являетесь отправителем, но не получателем сообщения. , Просмотр прикрепленных файлов

Если Вы хотите только быстро просмотреть прикрепление, можно просмотреть его, не открывая. При просмотре прикрепление не открывается в отдельном приложении. Вместо этого оно отображается в программе просмотра. Обычно это быстрее, чем открывать прикрепление; однако формат прикрепления может отображаться неверно.

Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении выберите Просмотр прикрепления.

Открытие прикрепленного файла

Если Вы открываете прикрепленный файл, GroupWise определяет приложение, в котором его следует открыть. Вы можете принять предложенное приложение или ввести путь и имя файла другого приложения. Если вы хотите только просмотреть содержимое прикрепления, его можно не открывать, а просмотреть. См. выше в этом разделе Просмотр прикрепленных файлов.

Откройте сообщение, содержащее прикрепление.

Щелкните правой кнопкой мыши на прикреплении выберите Открыть.

Если Вы хотите открыть прикрепление в другом приложении, введите путь и имя исполняемого файла. В этом шаге нет необходимости, если нужное приложение уже указано.

Нажмите ОК.

Прикрепление звуковых файлов к сообщению

К сообщению можно прикрепить голосовые или звуковые файлы. Например, Вы можете продиктовать письмо, чтобы получатели его прослушали и набирали под диктовку. Однако чтобы снабдить сообщение звуком, Вы должны иметь соответствующее оборудование и программное обеспечение.

В бланке сообщения отбуксируйте из строки статуса в область бланка за пределами текстовых полей.

Щелкните круг, чтобы начать запись звука.

Нажмите квадрат, чтобы прекратить запись.

Выберите Файл Выход и возврат в GroupWise, чтобы закрыть диалоговое окно Запись звука.

3.2.3 Управление отправленными сообщениями

В Почтовом ящике вы можете отобразить ранее отправленные сообщения. Вот несколько причин, по которым это может понадобиться:

Чтение

Вы можете прочитать отправленное сообщение, чтобы убедиться, что Вы включили в него правильную информацию или чтобы напомнить себе содержание сообщения.

Повторная отправка , Вы можете повторно отправить сообщение, исправив его, или отправить другим пользователям. , Контроль статуса (Свойства) , Вы можете просмотреть, кто получил это сообщение, кто его открыл, удалил и др. , Возврат , Если вы ошиблись, но уже отправили сообщение, его можно вернуть, пока получатель его не прочитал.

Отображение отправленных сообщений

Если панели инструментов нет на экране, выберите Вид Панель инструментов.

Нажмите

Подтверждение доставки отправленных сообщений

GroupWise предоставляет несколько способов, чтобы убедиться, что Ваше сообщение доставлено.

Контроль отправленного сообщения

Вы можете проверить статус в окне Свойства любого отправленного сообщения. Щелкните правой кнопкой мыши на сообщение выберите Свойства. В окне Свойства, помимо прочей информации, будет показано, когда сообщение было доставлено и открыто.

Получение уведомления, если сообщение открыто или удалено

Вы можете получить уведомление, когда получатель открывает или удаляет сообщение, отклоняет мероприятие или выполняет задание. При составлении сообщения выберите Файл Свойства раскройте список Вернуть уведомление при открытии или При удалении выберите, как Вы хотите получить уведомление.

запрос ответа

Вы можете проинформировать получателя о том, что нужен ответ на сообщение. GroupWise добавляет в начало сообщения предложение о том, что требуется ответ, и изменяет пиктограмму в Почтовом ящике получателя на двойную стрелку. При составлении сообщения выберите Файл Свойства в поле Запросить ответ выберите, когда Вам нужен ответ.

Повторная отправка сообщений

Используйте Отправить повторно, чтобы отправить сообщение еще раз, например, с изменениями. Повторная отправка позволяет вам отправить сообщения, не вводя снова всю информацию.

Нажмите на панели инструментов, чтобы отобразить отправленные сообщения.

Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении, которое вы хотите отправить повторно выберите Отправить повторно.

Внесите в сообщение необходимые изменения нажмите Отправить.

Нажмите Да, чтобы вернуть первый экземпляр. или Нажмите Нет, чтобы оставить первый экземпляр.

Подсказки

Чтобы увидеть, можно ли вернуть сообщение, проверьте его свойства. Если в свойствах нет Возвращено, то сообщение уже было открыто.

Возврат отправленных сообщений

Используйте Удалить для возврата отправленного сообщения. Например, если, отправив сообщение, Вы вспоминаете, что ошиблись, можно удалить это сообщение, пока никто из получателей не прочитал его.

Выберите в Почтовом ящике сообщение, которое вы хотите вернуть. Чтобы отобразить отправленные сообщения в Почтовом ящике, нажмите на панели инструментов.

Выберите Правка Удалить.

Выберите соответствующий вариант.

Нажмите ОК.

Подсказки

Вернуть письмо или телефонное сообщение можно от получателей, которые его еще не открыли. Мероприятие, записку или задание можно вернуть в любое время.

Чтобы просмотреть, кто из получателей открыл сообщение, щелкните правой кнопкой мыши на сообщении в Почтовом ящике выберите Свойства.

Проверка статуса Ваших сообщений

Свойства позволяют Вам проверить статус любого отправленного сообщения. Например, Вы можете узнать, когда сообщение было доставлено и когда получатель открыл или удалил его. Если получатель принял или отклонил мероприятие и включил комментарий, Вы увидите этот комментарий в окне Свойства. Вы также увидите, если получатель пометил задание как Выполненное.

В свойствах также отображается информация о полученных сообщениях. Вы можете узнать, кто еще получил это сообщение (кроме получателей скрытых копий), размер и дату создания прикрепленных файлов и др. Для получения информации о документе используйте Протокол действий в свойствах.

Выберите или откройте сообщение, статус которого вы хотите проверить.

Выберите Файл Свойства.

3.2.4 Управление полученными сообщениями , GroupWise хранит все полученные Вами сообщения, письма, мероприятия и т.д. в Почтовом ящике.

В Почтовом ящике вы можете читать сообщения, отвечать на них и пересылать полученные сообщения. Кроме этого, Вы можете делегировать задания и мероприятия другим пользователям. Вы даже можете преобразовывать сообщение, например, письмо, в сообщение другого типа, например, мероприятие.

Чтение полученных сообщений

Входящие сообщения можно читать в Почтовом ящике или календаре. В Почтовом ящике отображается список всех сообщений, полученных Вами от других пользователей. Персональные мероприятия, записки и задания появляются в Календаре и не отображаются в Почтовом ящике.

В Почтовом ящике можно открыть и прочесть сообщения всех типов. Однако мероприятия, задания и записки можно читать в Календаре, глядя при этом в расписание. Телефонные сообщения и письма остаются в Почтовом ящике, пока Вы их не удалите. Мероприятия, записки и задания остаются в почтовом ящике до тех пор, пока Вы не примете, не отклоните или не удалите их. Если Вы принимаете мероприятие, записку или задание, оно перемещается в календарь.

Все сообщения в Почтовом ящике помечаются пиктограммой. В таблице 3.1 описаны все пиктограммы, появляющиеся в Почтовом ящике. Пиктограммы изменяются в зависимости от того, открыто сообщение или нет.

Таблица 3.1

Пиктограммы появляющиеся в Почтовом ящике

Тип сообщения

Неоткрыто

Открыто

Письмо

Телефонное сообщение

Задание

Мероприятие

Записка

Чтение сообщений в Почтовом ящике

Дважды щелкните сообщение, которое вы хотите прочесть.

Подсказки

Если Почтовый ящик не отображается, нажмите в Списке папок.

Чтение сообщений в программе быстрого просмотра

Для просмотра содержимого сообщения используйте программу быстрого просмотра. Это экономит время, поскольку не нужно открывать каждое сообщение; Вы просто щелкаете сообщение или нажимаете стрелку вниз для прочтения сообщений. Если Вы выбираете ссылку на документ, этот документ отобразится в окне быстрого просмотра. Однако, прикрепления не отображаются в окне быстрого просмотра.

Если Вы читаете сообщения в окне быстрого просмотра, пиктограмма изменяется на пиктограмму открытого сообщения. Например, закрытый конверт, представляющий письмо, изменяется на открытый конверт.

Нажмите на панели инструментов.

Измените размер окна быстрого просмотра, отбуксировав угол окна или линию горизонтального разделителя вверх или вниз.

В Почтовом ящике выберите все сообщения, которые Вы хотите прочесть.

Пометка сообщения как Непрочтенного

Если Вы открываете сообщение для прочтения, но потом решаете прочесть его позже, можно пометить это сообщение как непрочтенное. Такая пометка изменяет пиктограмму сообщения на пиктограмму неоткрытого сообщения, так что Вы будете знать, что не прочли его.

В Основном окне выберите сообщение в Списке сообщений.

Выберите Действия Читать позже.

Подсказки

Пометка открытого сообщения как непрочтенного не изменяет статус этого сообщения в Свойствах. Например, если Вы открыли сообщение, а затем пометили его как непрочтенное, отправитель сообщения по-прежнему будет видеть статус открыто в окне Свойств.

Ответ на полученные сообщения

Для ответа на сообщение выберите Ответить. Вы можете ответить всем получателям и отправителю исходного сообщения или только отправителю, не создавая при этом и не адресуя новое сообщение. Вы также можете включить в ответ копию исходного сообщения. В ответе перед темой исходного сообщения будет помещено слово НА:. При желании, тему можно изменить.

Ответ на сообщение

Откройте или щелкните сообщение, на которое Вы хотите ответить.

Выберите Действия Ответить.

Выберите Ответить отправителю или Выберите Ответить всем (отправителю и адресатам0.

Нажмите ОК.

Введите сообщение нажмите Отправить.

Подсказки

Если Вы отвечаете всем получателям сообщения, которое включало получателей копии и скрытой копии, Ваш ответ будет включать получателей копии, но не скрытой копии.

Включение текста сообщения в ответ

Откройте сообщение, на которое Вы хотите ответить.

Выберите Ответить.

Выберите Включить сообщение, полученное от отправителя ОК.

Введите текст сообщения нажмите Отправить.

Подсказки

Иногда для представления беседы нужно писать свои комментарии в середине включенного исходного текста. В этом случае, чтобы Ваш текст отличался от текста оригинала, можно сделать его полужирным, подчеркнуть или выделить курсивом.

Ответ на сообщение в разделяемой папке

Если Вы отвечаете на сообщение в разделяемой папке, у Вас имеется две дополнительные возможности ответа. Если Вы читаете чей-то ответ, можно ответить на исходное сообщение дискуссии, а не на то сообщение, которое Вы читаете. Можно также ответить на сообщение, которое Вы читаете, независимо от того, является ли оно исходным сообщением дискуссии или ответом. В любом случае, эти ответы помещаются в разделяемую папку, а не отправляются отдельным пользователям.

Откройте или выберите сообщение в разделяемой папке.

Выберите Действия Ответить.

Выберите вариант ответа ОК.

Введите ответ ОК.

Подсказки

Если Вы выбрали вариант Ответить персонально, Ваш ответ помещается в разделяемую папку, а не отправляется отдельным пользователям.

Пересылка сообщений другим пользователям

Получив сообщение, мероприятие или задание, Вы можете переслать его одному или нескольким пользователям. Также можно переслать ссылку на документ. Например, если Вы больше не руководите работой комитета, но все еще получаете почту, относящуюся к работе этого комитета, Вы можете пересылать полученные сообщения новому руководителю.

Если Вы получаете мероприятие, записку или задание, которое хотите назначить другому пользователю, используйте функцию Делегировать. Если вы делегировали сообщение, отправитель получит уведомление о том, что ответственность за сообщение передана другому пользователю.

В Почтовом ящике выберите сообщение, которое Вы хотите переслать.

Выберите Действия Переслать.

Нажмите Адрес выберите закладку адресной книги, которую Вы хотите использовать.

Дважды щелкните имя пользователя или группы, которой Вы хотите переслать это сообщение нажмите ОК.

В поле Сообщение введите текст сообщения (необязательно).

Нажмите Отправить.

Подсказки

Если Вы не можете принять мероприятие, задание или записку, ее можно делегировать, а не пересылать. В окне отправителя Свойства появится статус Делегировано, так что отправитель будет знать, что Вы передали ответственность за это сообщение другому человеку.

Изменение типов сообщений

Для преобразования типа сообщения в Почтовом ящике можно использовать Изменить на. Например, можно преобразовать письмо из Почтового ящика в мероприятие в Календаре. Новое мероприятие включает всю информацию из письма (списки Кому, СС и ВС, тему и текст сообщения), которая используется в мероприятии. По умолчанию все новые сообщения, созданные при помощи Изменить на, являются персональными; однако Вы можете преобразовать персональное сообщение в групповое при помощи диалогового окна Изменить на.

Если Вы преобразуете письмо или телефонное сообщение в сообщение другого типа (например, мероприятие или задание), исходное сообщение удаляется из Почтового ящика, а новое сообщение помещается а соответствующее место, например, в Календарь.

При преобразовании типов GroupWise отображает для сообщения бланк по умолчанию, выбранный в Параметрах окружения.

Преобразование сообщения в Почтовом ящике в сообщение другого типа

В Почтовом ящике выберите сообщение, которое Вы хотите преобразовать.

Выберите Правка Изменить на.

Выберите тип сообщения.

Введите необходимую информацию.

Нажмите Отправить.

Преобразование сообщения в Календаре в сообщение другого типа

Выберите Окно Календарь, чтобы открыть Календарь.

В списке мероприятий, заданий или записок выберите сообщение, которое Вы хотите преобразовать.

Отбуксируйте это сообщение в список, соответствующий типу, в который Вы хотите его преобразовать. Например, отбуксируйте задание в Список мероприятий, чтобы преобразовать его в мероприятие.

Введите дополнительную информацию в бланке сообщения нажмите ОК.

Преобразование персонального сообщения в групповое

Выберите в Календаре персональное сообщение.

Выберите Правка Изменить на Еще.

Выберите Групповое ОК.

Введите дополнительную информацию нажмите Отправить.

Делегирование сообщений

Если Вы получаете мероприятие, задание или записку, которую вы не можете принять, используйте Делегировать. Например, Вы получили приглашение на встречу, предмет которой находится вне Вашей компетенции. Вместо отклонения мероприятия Вы можете его делегировать. Делегировать можно мероприятия, задания или записки. Отправитель увидит, кому Вы делегировали сообщение, в окне Свойства этого сообщения [7].

В Основном окне выберите задание, записку или мероприятие.

Выберите Действия Делегировать.

В поля адреса введите имена пользователей. Если Вы не уверены в написании, нажмите Адрес.