Совершенстование организации деятельности планово-экономического отдела на примере ОАО «Ритм»

Курсовая работа

времени и режимов работы, выполнению распоряжений и инструкций нанимателя и др.

Операторный труд — это труд по выполнению стереотипных, повторяющихся работ со стабильным содержанием. К нему относится копирование и размножение документации, обработка входящей корреспонденции (получение, вскрытие, проверка вложений, сортировка, доставка, разметка, штемпелевание, регистрация, запись в реестр), учет рабочего времени, простоев оборудования, операции по передаче аудиовизуальной информации, оформление номенклатуры дел и т. д.

Операторный труд носит информационно-технический, регистрационный характер. Основные носители операторного труда — технические исполнители. Но специалисты, а иногда и руководители вынуждены подчас заниматься отдельными элементами этого вида трудовой деятельности.

В общепринятом значении под трудовым процессом понимается процесс воздействия работника на предмет труда с целью его изменения. Процессы труда у служащих связаны с получением и переработкой информации как предмета труда. Технология его изменения имеет свою специфику, определяемую особенностями труда служащих по управлению производственной и непроизводственной сферами деятельности. В этом качестве трудовой процесс руководителей и специалистов есть не что иное, как управленческий процесс. Поэтому процессы труда служащих представляют собой совокупность работ и операций, выполняемых руководителями, специалистами и другими работниками, по управлению производством и сферой услуг.

Содержание трудовых процессов служащих выявляется через конкретные функции управления, работы и операции, приемы и методы.

Работы — операции — законченные действия или ряд связанных между собой действий, направленных на решение определенной задачи. Можно говорить об операциях и как о совокупности действий, согласованных и взаимосвязанных по цели, времени и месту проведения. В трудовой деятельности руководителей и специалистов наиболее часто встречаются следующие группы операций.

Служебно-коммуникационные операции. К ним относятся: прием сотрудников и других посетителей, телефонные переговоры, диспетчерская и громкоговорящая связь, служебные командировки, передвижения в пределах предприятия и обход рабочих мест работников, информационные непосредственные контакты с подчиненными, в т. ч. и при их обращении к руководителю и др. Основа всех этих операций — прием и передача по различным каналам производственной и иной информации для осуществления запланированных работ.

10 стр., 4623 слов

Научный труд: Вкр. Безносов. Оглавление Введение Глава Теоретические основы ...

... условий трудовой деятельности, полное использование рабочего времени и опыта работников. Такая организация труда обеспечивает средний уровень производительности труда и использования техники. Другой более высокий уровень разработки – это научная организация труда. Научная организация труда (НОТ) – это такая организация труда, ...

Координационно-распорядительные операции. Реализуются системой воздействий, обеспечивающих координацию и взаимодействие частей и элементов управления. В эту систему входят коллективные и индивидуальные формы координационно-распорядительных воздействий: совещания, разъяснения, поручения, приказы; задания и указания по подготовке и организации выполнения производственных планов и организационно-технических мероприятий, изменению местоположения объектов и т. д.

Аналитико-синтетические и конструктивные операции. Это операции, которые мысленно или реально на бумаге (машинном носителе) расчленяют объект на элементы, сравнивают фактические данные с нормативными, а затем делается обобщение и на этой основе предпринимаются конструктивные действия. Эти операции опираются на опосредованную абстрактную память. Операции подобного типа присутствуют на всех ступенях управления, почти во всей деятельности линейных и функциональных руководителей, в работе» всех специалистов высшей и средней квалификации. Многие элементы аналитико-синтетических операций принимаются в различных сферах деятельности, при производстве сложных работ.

Документационные операции. Совершаются в зависимости от реализуемой функции управления, производимой работы и системы документации. Документационные операции в большей или меньшей степени присущи всем управленческим работам. Но их количество и форма определяются функциональным содержанием производимых работ.

Операции хозяйственно-управленческого учета. Предназначены для принятия хозяйственных решений, обеспечения работы как отдельных звеньев и сфер деятельности производства, так и для управления предприятием в целом. Этот процесс включает поиск, сбор, анализ, интерпретацию, прием и передачу учетной, а в ряде случаев и неучетной информации. Хозяйственно-управленческий учет — непременная часть «эккаунтинга», в основе которого находится ведение бухгалтерского учета.

Операции бухгалтерского учета. Одна из основных функций управления, охватывающая производственную и хозяйственную деятельность предприятия, связанную с движением всех его хозяйственных средств.

Под хозяйственно-бухгалтерской операцией понимается действие или событие, вызывающее изменение в составе средств (активов) или источников (пассивов) предприятия (учреждения).

Каждая хозяйственно-бухгалтерская операция должна быть зарегистрирована в специальных бухгалтерских регистрах. Регистр представляет собой таблицу, в которой отражается информация о совершившихся хозяйственных операциях. Регистры могут существовать в виде карточек, отдельных листов, книг, а также на машинных носителях.

Контрольно-оценочные операции. Предполагают:

1) слежение за производственными и трудовыми процессами или проверку отклонений от запланированных требований;

2) получение по ходу проверки информации о нормальной деятельности и о нарушениях процесса;

3) установление оценки работы, соответствия ее нормам и правилам, оп-ределение места в системе нормативных величин и меры ответственности.

Контрольно-оценочные операции подразделяются на две группы: преду-предительные и операции технического контроля. К группе предупредительных операций относятся: самоконтроль, выборочный контроль, статистический контроль. Последний основывается на понятии разброса. Оценка разброса данных дает возможность понять характер процесса. Если разброс данных мал, ход процесса нормален, если велик — требуется регулировка процесса для повышения его стабильности, улучшения качества и устранения не-поладок.

3.2 Расчет количества информации

Количество информации — одна из важнейших характеристик управленческих процессов. Количество, выражая внешнюю определенность объекта, проявляется через его величину, число, объем, степень развития свойств, темп протекания производственных, управленческих и иных процессов.

В 1948 году американский инженер Клод Шеннон в своей работе « Математическая теория связи» довольно убедительно разработал вопросы формально-количественного измерения информации. Он предложил учитывать при определении количества информации не только число разнообразных сообщений, которые можно получить от источника информации, но и вероятность их получения [3, стр.78].

Для определения количества информации (I) К. Шеннон дал формулу, ставшую классической:

где:

n — число возможных сообщений (исходов опыта),

p i — вероятность i-го сообщения.

На основании буквенной информации этой курсовой работы рассчитаем количество информации, приходящуюся на одну букву русского алфавита. Для этого предварительно найдем количество каждой буквы и пробела (буквы «е» и «ё», «ъ» и «ь» считаются одной буквой) в тексте и рассчитаем вероятность их появления (P i ).

Результаты занесем в таблицу 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Вероятность появления букв русского алфавита

Буква

Количество в тексте

Вероятность

Буква

Количество в тексте

Вероятность

А

2386

0,0666

Р

1727

0,0482

Б

609

0,0170

С

1807

0,0504

В

1255

0,0350

Т

2179

0,0608

Г

425

0,0119

У

690

0,0193

Д

964

0,0269

Ф

191

0,0053

Е,Ё

2694

0,0752

Х

352

0,0098

Ж

179

0,0050

Ц

289

0,0081

З

538

0,0150

Ч

472

0,0132

И

2589

0,0723

Ш

81

0,0023

Й

327

0,0091

Щ

177

0,0049

К

910

0,0254

Ъ,Ь

427

0,0119

Л

1184

0,0330

Ы

520

0,0145

М

901

0,0251

Э

98

0,0027

Н

2189

0,0611

Ю

145

0,0040

О

3612

0,1008

Я

720

0,0201

П

1028

0,0287

пробел

4164

0,1162

С помощью полученных данных рассчитаем двоичный логарифм от P i и произведение полученных чисел на вероятность появления данной буквы в тексте. Данные представим в виде таблицы 3.3.2.

Таблица 3.3.2

Расчет количества информации приходящуюся на одну букву русского алфавита

Буква алфавита

Вероятность появления, P i

LogP i

P i ·logPi

А

0,0666

-3,9085

-0,2603

Б

0,0170

-5,8785

-0,0999

В

0,0350

-4,8354

-0,1694

Г

0,0119

-6,3975

-0,0759

Д

0,0269

-5,2160

-0,1403

Е,Ё

0,0752

-3,7333

-0,2807

Ж

0,0050

-7,6450

-0,0382

З

0,0150

-6,0574

-0,0910

И

0,0723

-3,7907

-0,2739

Й

0,0091

-6,7757

-0,0618

К

0,0254

-5,2991

-0,1346

Л

0,0330

-4,9194

-0,1626

М

0,0251

-5,3135

-0,1336

Н

0,0611

-4,0328

-0,2464

О

0,1008

-3,3103

-0,3337

П

0,0287

-5,1232

-0,1470

Р

0,0482

-4,3748

-0,2109

С

0,0504

-4,3095

-0,2173

Т

0,0608

-4,0394

-0,2457

У

0,0193

-5,6984

-0,1097

Ф

0,0053

-7,5514

-0,0403

Х

0,0098

-6,6694

-0,0655

Ц

0,0081

-6,9539

-0,0561

Ч

0,0132

-6,2462

-0,0823

Ш

0,0023

-8,7890

-0,0199

Щ

0,0049

-7,6612

-0,0378

Ъ,Ь

0,0119

-6,3907

-0,0762

Ы

0,0145

-6,1065

-0,0886

Э

0,0027

-8,5141

-0,0233

Ю

0,0040

-7,9489

-0,0322

Я

0,0201

-5,6370

-0,1133

Пробел

0,1162

-3,1051

-0,3609

Таким образом, средняя информация на одну букву русского языка, подсчитанная по данным таблицы, будет равна:

3.3 Расчет объемов документной и речевой информации и нагрузки руководителей и специалистов ПЭО

Рациональная организация системы управления предполагает более или менее точное определение объема документооборота. Под его объемом понимается суммарное количество документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Величина потока документной информации (M g ) представляет собой объем информации, передаваемой за определенный период времени, и может быть представлена выражением:

M g = Og / t (22),

где:

O g — объем документной информации;

  • t — период времени, в течение которого документообъем действует.

Для выявления объема документооборота прибегают к подсчету количества документов в каждом потоке по видам, корреспондентам (адресам), местам подготовки или исполнения документации. Для определения информационных характеристик предприятия во всех его структурных подразделениях составляется опись документов по форме Ф01-1. В описи фиксируют все поступившие, копии отправляемых и внутренние производные документы. В Ф01-1 указываются системы кодирования и классификации документов. В графах описи документы проходят по наименованию, основному содержанию, уровню стандартизации — типизации.

Подсчет количества символов в документопотоках ведется в таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Объем документной информации ПЭО за июнь 2001 года

Название документа

Кол-во документов

кол-во строк

Букв в строке

Цифр в строке

Символов в строке

А

1

2

3

4

5

Входящие документы

Приказы

12

35

56

4

25200

Распоряжения

32

36

58

2

69120

Служебные записки

34

24

47

13

48960

Письма

29

21

49

11

36540

Бухгалтерский баланс и приложения к нему

1

450

23

31

24300

Фактические калькуляции

16

57

12

59

64752

Нормативные документы

38

157

37

23

357960

Отчеты по сбыту

5

540

39

21

162000

А

1

2

3

4

5

Технические характеристики продукции

8

150

41

19

72000

Прочие документы

57890

Итого

918722

Исходящие документы

Бизнес-план

1

1250

46

14

75000

Распоряжения ПЭО

14

21

54

6

17640

Производственная программа

4

152

64

28

55936

Анализ плановых показателей

9

142

13

38

65178

Пояснения к анализу

9

250

52

8

135000

Плановые калькуляции

18

7

23

9

4032

Первичные документы по учету основных средств и материальных затрат

14

28

11

35

18032

Прочие документы

47580

Итого

418398

Внутренние документы

Служебные задания

24

12

56

8

18432

Справки

13

18

51

9

14040

Пояснения

7

75

48

12

31500

Нормативные документы

11

134

47

13

88440

Прочие документы

12040

Итого

164452

Расчет объема символьной информации производится по формуле:

Если принять среднюю скорость приема и переработки информации 45 бит в секунду, то, учитывая величину среднего количества информации, рассчитанную в параграфе 3.1, то длина слова составит 10,16 знака (45/4,429).

В среднем человек воспринимает один реквизит простого текста за одну секунду, а сложного за 1,8-2,1 секунды. Так как рассматриваемые реквизиты сложные, то время их обработки составит 1,8 сек.

Объем символьной информации, исчисленный во времени (мин, час) за планируемый период может рассматриваться как нагрузка работников по документационному каналу Н дк . Коэффициент загрузки работников по документационному каналу рассчитывается по формуле:

где:

Фмес — месячный фонд времени, равный 168 часов на февраль месяц.

Коэффициент загрузки работников планово-экономического отдела по документационному каналу в июне месяце 2001 года составляет 52,78 %.

Вместе с тем, существует второй основной канал коммуникации работников — речевой (или разговорный тракт).

Объем служебно-речевой информации М ри (нагрузка) руководителей и специалистов планово-экономического отдела по речевому каналу можно рассчитать по формуле:

где:

Ч р — численность работников;

К об — количество обращений за один день;

t oб — время одного обращения, мин;

60 — переводное число, мин, час;

К с — коэффициент специализации рабочих мест;


  • сумма рабочих дней в часах за расчетный период времени.

Для руководителей среднего и высшего звена управления при нормативных значениях числа непосредственно замкнутых на них подчиненных 7-9 человек К об = 1-3; to6 =5-7; Кс = 1,5-1,6.

Объем речевой информации, исчисленный во времени, может рассматриваться как служебно-речевая нагрузка работников в речевом канале Н рк.

Нагрузка работников планово-экономического отдела в речевом канале равна:

Коэффициент нагрузки работников отдела планово-экономического отдела по речевому каналу равен:

Общий коэффициент нагрузки работников планово-экономического отдела составит:

Таким образом, загрузка работников планово-экономического отдела по документационному каналу и речевому каналу составила 90,03%. Это говорит о том, что численность работников планово-экономического отдела соответствует нагрузке, и значит, выбрана правильно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя общий итог проделанной работы необходимо отметить следующее. В курсовой работе на примере конкретного предприятия были рассмотрены вопросы организации деятельности функционального отдела. Особое внимание было уделено актуальности проблемы выбора критериев оценки производительности труда руководителей и специалистов. Были рассчитаны показатели информационной нагрузки по документационному и речевому каналам.

Основываясь на результатах проделанной работы, можно сделать следующие выводы. Существующая организация деятельности руководителей и специалистов на отечественных предприятиях не всегда учитывает и применяет на практике фундаментальные теоретические исследования, зачастую игнорирует существующие положения по научной организации труда. Сдерживающим фактором продуктивности работников функциональных отделов является недостаточная техническая оснащенность. На многих предприятиях до сих пор широко применяется ручная обработка данных. Совершенно недостаточным является автоматизация и компьютеризация данного процесса, использование современных аналитических пакетов, что существенно снижает трудоемкость и повышает производительность работы. Не оптимальной является и существующая система организации документооборота. Как следствие — низкая производительность труда руководителей и специалистов, в то время как на современном уровне развития производственных сил именно интеллектуальный и административный труд этих работников является неотъемлемым условием эффективной деятельности субъекта хозяйствования в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Балабанов И. Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие. — М.: Финансы и статистика, 1999.

Заренин М. В. Документационное обеспечение менеджмента. — Гомель, 1998.

Заренин М. В. Менеджмент. Организация управленческой деятельности. — Гомель, 2000.

Заренин М. В. Организация и нормирование труда руководителей и специалистов. — Гомель, 1995.

Ковалев В. В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. — М.: Финансы и статистика, 1998.

Крейнина М. И. Финансовый менеджмент/ учебное пособие. — М.: «Дело и Сервис», 1998.

Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. — Мн.: Вышэйшая школа, 1975.

Научная организация и нормирование труда в машиностроении: Учебник для студентов машиностроительных специальностей вузов/ Под общей редакцией С. М. Семенова.- М.: Машиностроение, 1991.

Научная организация труда в управлении производственным коллективом: Общеотраслевые научно-методологические рекомендации. — М., 1987.

Смирнов Е. Л. Справочное пособие по НОТ. — М., 1986.

Финансовый менеджмент: теория и практика/ Под ред. Е.С. Стояновой. — М.: «Перспектива», 2000.

……….. Страницы: | [2] |